ขั้นตอนและวิธีการเขียน SOP  
 

นอกจากจะรู้แล้วว่า SOP คืออะไร มีความสำคัญอย่างไรในองค์กร อีกสิ่งหนึ่งที่แต่ละองค์กรต้องทำความรู้จัก ก็คือ WI หรือ Work Instruction ซึ่งเป็นคู่มือการทำงานที่มีรายละเอียดมากขึ้นและเชื่อมโยงกับ SOP โดย WI จะอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมของกระบวนการย่อยๆ ของการทำงานที่มากกว่า SOP และ WI สามารถมีไว้ติดประจำที่หน้างานเลยก็ได้ เพราะ WI จะเป็นตัวบอกว่าพนักงานที่ประจำ ณ จุดนั้นๆ ควรทำอะไรบ้าง 
 

1.รวบรวมข้อมูล 
 

ภาพจาก https://pixabay.com

หัวหน้างานหรือผู้จัดการจำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของกระบวนการและกิจกรรมที่ต้องทำ รวมไปถึงบุคคลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการนั้นๆ เพื่อที่จะใช้ในการนิยามขั้นตอนต่างๆ ให้เป็นมาตรฐาน

2.เลือกรูปแบบ SOP

 

ภาพจาก https://pixabay.com

ผู้ที่สร้าง SOP เป็นครั้งแรกๆ ควรนำข้อมูล เนื้อหาของขั้นตอนที่ต้องการระบุมาพิจารณาว่า รูปแบบของ SOP แบบไหนเหมาะสมที่สุด คือ สร้างไม่ยากเพื่อประสิทธิภาพในการสร้างที่ดี และต้องง่ายเมื่อนำ SOP ไปใช้เพราะ SOP ต้องใช้กับคนหมู่มาก จึงควรคำนึงให้พนักงานทุกระดับสามารถเข้าใจได้ง่าย
 

3.กำหนดภาพรวม SOP
 

ภาพจาก https://pixabay.com

มองภาพใหญ่ของ SOP ที่กำลังจะสร้าง กระบวนการระดับสูงคืออะไร และจะไปจบที่ขั้นตอนใด มีกระบวนการใดบ้างที่มีส่วนเกี่ยวข้อง
 

 

ภาพจาก https://pixabay.com

ผู้ที่จะเป็นผู้นำ SOP ไปใช้ ต้องคำนึงถึงกลุ่มพนักงานเป้าหมายแต่ละคน โดยมีปัจจัยในการพิจารณา คือ 1.ความรู้ความเข้าใจพื้นฐานของพนักงานกลุ่มเป้าหมาย, 2.ภาษาที่ใช้และทักษะความเข้าใจของการปฏิบัติงาน, 3.ประสบการณ์ทำงานของพนักงานในขั้นตอนต่างๆ และ 4.บทบาทหน้าที่ของพนักงานที่เกี่ยวข้องแต่ละคนกรณีที่ต้องใช้ข้ามทีมหรือแผนก
 

 

ภาพจาก https://pixabay.com

หลังจากสร้าง SOP ฉบับร่างแล้ว ลองส่งให้กับพนักงานที่เกี่ยวข้องได้ทดลองใช้งาน เพื่อดูว่าผลลัพธ์ที่ได้เป็นอย่างไร ไม่ว่าจะเป็นความเข้าใจในการนำ SOP ไปใช้หรือผลลัพธ์ของงานที่เกิดจาก SOP นั้น ๆ และรับความคิดเห็นของผู้ใช้งานเพื่อนำมาปรับปรุงให้ SOP ดียิ่งขึ้น 
 

องค์กรหรือร้านค้าที่มีจำนวนสาขาอยากทำ SOP หรือ Standard Operating Procedure ปัจจุบันได้มีผู้ช่วยทำให้สามารถดำเนินธุรกิจได้ง่ายและสะดวกขึ้น นั่นคือ Teachme Biz - Visual SOP Management Platform ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่าย ด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
 

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น
 

ติดต่อ Mr.Chaiwat Yang 
 

Facebook : www.facebook.com/ThaiFranchiseAgency/

 

อ้างอิงข้อมูล https://bit.ly/37qOlqG

 

ไทยแฟรนไชส์ เอเจนซี่

นักเขียน

คุณมนตรี ศรีวงษ์ (อ๊อฟ)