ผมได้จัดหลักสูตร DEFg ได้มีการพูดคุยกันถึงเรื่องของการใช้ Collaboration Tools ที่เป็นเครื่องมือที่ใช้สื่อสารภายในองค์กรหรือใช้ประชุมพูดคุยกันว่ามีอะไรและน่าสนใจอย่างไร การใช้เครื่องมือเหล่านี้สามารถช่วยแก้ปัญหาในเรื่องของการสื่อสารภายในองค์กรและช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ สะดวกรวดเร็วมากขึ้น ตัวอย่างที่ผมอยากจะลองแนะนำให้คุณลองใช้ดู เช่น

 

ภาพจาก https://bit.ly/33PXGBW

ตัวอย่างที่ผมอยากพูดถึงตัวแรกก็คือ Hangouts Meet ของ Google ซึ่งแอปพลิเคชันตัวนี้ได้มีการพัฒนาต่อยอดมาจากของเดิม วิธีการใช้งานแอปนี้ง่ายมากคือเข้าไปที่ https://meet.google.com สำหรับ PC หรือดาวน์โหลดแอปพลิเคชันซึ่งใช้ได้ทั้งใน iOS  Android 

 

เมื่อเข้าไปแล้วสามารถตั้งห้องได้เลย จากนั้นจะได้ url มาซึ่งสามารถแชร์ให้กับคนที่เราต้องการพูดคุยด้วยซึ่งเป็นใครก็ได้ทั่วโลก โดยเขาจะต้องมีบัญชีหรือปลั๊กอิน ผู้ที่จะเข้าประชุมก็แค่กดลิงค์ที่แชร์ไปก็สามารถประชุมผ่านมือถือ แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์ได้เลย ผู้ร่วมประชุมเป็นได้ทั้งคนจากภายในและภายนอกองค์กร หรือขณะประชุมอยู่ก็เชิญคนอื่นเข้ามาร่วมการประชุมได้อีกหากยังไม่ครบจำนวนที่อนุญาต 

ในแบบที่ใช้งานได้ฟรีไม่มีค่าใช้จ่ายนั้นเท่าที่ผมเคยลองใช้ประชุมพร้อมกันได้ถึง 20 กว่าคน ขณะที่เรากำลังประชุมกันนั้นก็สามารถแชร์หน้าจอให้กันได้ ไม่ว่าจะเป็นการรายงานยอดขาย เปิดพรีเซนเตชั่น ก็สามารถแชร์ให้เห็นกันได้เลยทันที สะดวก และง่ายมาก ๆ ไม่ต่างจากการประชุมแบบเจอตัวจริง ๆ จริงๆ

แอปพลิเคชันนี้ก็คือการวิดีโอคอลอีกแบบหนึ่ง แต่การใช้แอปนี้ง่ายกว่ามาก สร้างห้องเสร็จแล้วแชร์ลิงค์ให้กับคนที่เราต้องการประชุมหรือพูดคุยด้วยได้เลย การเชื่อมต่อง่ายกว่าเดิมมาก

 

ภาพจาก https://appear.in/

 

นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือหรือแอปพลิเคชันตัวอื่น ๆ ที่นักธุรกิจหลายคนชอบใช้กันมากก็คือ Zoom และ Appear.in ซึ่งต่างก็เป็นเครื่องมือที่คล้าย ๆ กันคือทำให้คนมาพบปะพูดคุย หรือประชุมกัน และยิ่งเฉพาะในมุมของผู้บริหารที่มักจะมีปัญหาในเรื่องของการจัดสรรเวลาได้ยากมาก การใช้เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยในเรื่องของเวลาและสถานที่ได้มากและรวมไปถึงในเรื่องอื่น ๆ เช่น ประหยัดน้ำมัน ลดปัญหาการจราจร เมื่อเวลามากขึ้นทุกคนก็จะทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย

 

ผมจึงอยากจะชักชวนทุกคนให้ลดการประชุมแบบต้องเจอหน้ากันมาใช้วิธีออนไลน์มากขึ้นจะดีกว่า การประชุมกันคือการแลกเปลี่ยนความคิดกัน แม้ว่าอาจต้องมีการเปิดพรีเซนเตชันหรือรายงานต่าง ๆ ให้ดูกันก็ตาม การประชุมบางอย่างที่สำคัญมาก ๆ ก็อาจจำเป็นต้องไปเจอกัน แต่ในบางครั้งที่ไม่จำเป็นผมว่าเราสามารถใช้เครื่องมือเหล่านี้มาช่วยได้เลย ข้อดีก็คือสามารถร่นระยะเวลาของคนที่จะมาหาเราและของทีมงานของเราไปด้วยพร้อมกัน

 

ผมอยากให้ผู้ใหญ่ที่เป็นผู้บริหารที่เคยชินกับการที่ต้องเจอหน้ากัน ลองเปลี่ยนความคิดดูครับ เพราะบางครั้งการประชุมใช้เวลาแค่ 15-20 นาที แต่ผู้เข้าร่วมประชุมอาจต้องใช้เวลาเตรียมอะไรต่ออะไรมากกว่านั้น

คุณลองเปลี่ยนวิธีการประชุมลองมาใช้แบบวิดีโอคอลแบบนี้ดู บางครั้งจะเห็นว่าไม่ต้องเดินทางมาประชุมให้เหนื่อยแบบเดิม ๆ หรือบางคนอาจเลือกประชุมระหว่างเดินทางก็ยังได้ ทุกอย่างต้องต้องเริ่มจากผู้นำครับ เครื่องมือที่ผมพูดมาทั้งหมดนี่สามารถใช้งานได้ฟรีครับ

 

2. เครื่องมือสื่อสารพูดคุยในองค์กร
 

ภาพจาก https://bit.ly/2TOuqqD
 

อย่างที่บริษัทผมใช้อยู่ในปัจจุบันนี้คือ Workplace by Facebook ซึ่งบางท่านอาจบอกว่าใช้ไลน์อยู่แล้ว แต่ไลน์ปัญหาที่เห็นก็คือ มีทั้งการแชทส่วนตัว หรือแชทกลุ่มปะปนกันอยู่มากมายเต็มไปหมด ผมจึงให้ทีมงานใช้ Workplace เป็นเครื่องมือพูดคุยเฉพาะในองค์กร จุดเด่นก็คือมันเป็นระบบปิดที่ใช้ภายในองค์กร ต้องมีอีเมลขององค์กรเท่านั้นจึงจะเข้ามาในนี้ได้ 

 

ผมเห็นได้ว่าการทำงานในทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น บางครั้งเราไม่ต้องประชุมก็ได้เพราะเราสื่อสารหรือทำงานผ่านเครื่องมือเหล่านี้อยู่ตลอดเวลา ในการทำงานผมก็มีห้องต่าง ๆ มากมาย เช่น ห้อง group head ห้องที่เป็น business unit หรือเป็นทีมต่าง ๆ ซึ่งหากไปสร้างห้องเยอะ ๆ ในไลน์มันจะลำบากเพราะห้องเต็มไปหมด 

ภาพจาก https://bit.ly/2TOuqqD

 

หากคุณมีเครื่องมือในการสื่อสารหรือ Collaboration Tool ที่เป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกันในองค์กรของคุณเอง (Workplace by Facebook ตัวนี้ใช้ฟรีนะครับ) ซึ่งมีเครื่องมือต่าง ๆ อาทิ แชท วิดีโอคอล การโทร ฯลฯ ที่สามารถแยกออกมาต่างหาก เราอยากจะแชทคุยกับใครหรือกลุ่มไหนก็สามารถทำได้เลย ผมเชื่อว่าการพูดคุยผ่านแชทจะทำให้งานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สปีดในการทำธุรกิจจะเร็วขึ้นอีกเยอะ 

 

เมื่อเรามีเครื่องมือที่ดีในการทำงานร่วมกัน เช่น มีแชท มีแพลตฟอร์ม มีวิธีการที่ทำให้เราทำงานกันง่ายมากขึ้น ธุรกิจจะไปได้เร็วมากขึ้นอีกเยอะ การตัดสินใจบางอย่างไม่ต้องไปรอที่ห้องประชุม จะดีกว่าไหมหากเราสามารถออกแบบเครื่องมือในการสื่อสารในองค์กรของเราให้สามารถตัดสินใจหรือพูดคุยได้จบภายในเครื่องมือออนไลน์แบบไม่ต้องเจอหน้ากันได้เลย