ที่เดียวจบ! ครบทุกเรื่องต้องรู้ของการควบคุมเอกสาร ISO

[ณัฐนิชา]

   ISO หรือที่ย่อมาจาก International Organization for Standardization เป็นมาตรฐานที่ใช้วัดคุณภาพการทำงานในองค์กรต่าง ๆ โดยแบ่งออกเป็นหลากหลายหมวดหมู่ด้วยกัน โดยการควบคุมเอกสาร ISO เริ่มต้นขึ้นครั้งแรกในปี 1987 มีวัตถุประสงค์เพื่อประกันคุณภาพด้วยการตรวจสอบผ่านเอกสาร ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กรและเพิ่มความมั่นใจให้ผู้บริโภค เป็นที่มาว่าทำไมการควบคุมเอกสารให้ได้มาตรฐาน ISO 9000 จึงถูกนำไปใช้กันอย่างแพร่หลายในหลายองค์กรทั่วโลกนั่นเอง

   วัตถุประสงค์ของการควบคุมเอกสารให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO

• ช่วยสร้างมาตรฐานการปฏิบัติงานของบุคลากรในองค์กรให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน
• ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรผ่านการทำงานที่เป็นระบบ และการประสานงานอย่างเป็นมืออาชีพ
• ช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างต่อเนื่องและราบรื่น แม้จะมีความจำเป็นต้องเปลี่ยนผู้รับผิดชอบกลางคัน
• สามารถใช้เป็นแนวทางในการตรวจสอบและติดตามคุณภาพการทำงานภายในองค์กรได้
• ใช้เป็นสื่อในการฝึกอบรมบุคลากรทั้งคนใหม่และคนเก่าให้เกิดมาตรฐานในการทำงานได้

        ระบบการควบคุมเอกสาร ISO ควรมีคุณสมบัติอะไรบ้าง?
อย่างที่ผู้ประกอบการทุกคนคงทราบกันดีว่าการควบคุมคุณภาพเอกสารให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO นั้นมีความสำคัญกับความน่าเชื่อถือของธุรกิจและประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กรเป็นอย่างมาก ทำให้หลาย ๆ องค์กรเลือกใช้ระบบเข้ามาช่วยทำงาน แต่ระบบที่จะนำมาใช้ควบคุมคุณภาพเอกสารให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO ควรมีคุณสมบัติอะไรบ้าง เลื่อนไปดูคำตอบกันได้เลย!

        ทำงานผ่าน Cloud Technology
ยุคนี้เป็นยุคที่ทุกองค์กรแข่งกันด้วยเทคโนโลยี ดังนั้นการจะใช้ระบบควบคุมเอกสาร ISO ก็ควรสะดวกและรวดเร็วด้วยเช่นกัน จึงควรเลือกระบบที่ใช้งานได้สะดวกผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ไม่ต้องติดตั้งไว้ที่ใดที่หนึ่ง สามารถใช้งานได้จากทุกที่ สอดคล้องกับเทรนด์การ Work From Home นั่นเอง
        เป็นระบบการทำงานแบบ Paperless
นอกจากจะเป็นการช่วยรักษาสิ่งแวดล้อมแล้ว การใช้ระบบการทำงานแบบ Paperless หรือระบบไร้กระดาษยังช่วยลดต้นทุนในการจัดการเอกสารและการพิมพ์ รวมทั้งสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลาด้วย เรียกว่าเป็นประโยชน์ต่อองค์กรแบบ 2 ต่อเลยทีเดียว
        มีฟีเจอร์ที่ช่วยประหยัดเวลาการทำงาน
การทำธุรกิจในปัจจุบัน เวลาเป็นเรื่องสำคัญ ยิ่งสามารถดำเนินการได้รวดเร็วเท่าไหร่ก็ถือว่ายิ่งได้เปรียบคู่แข่งมากเท่านั้น ระบบควบคุมเอกสารที่เลือกใช้จึงควรมีฟีเจอร์ที่ช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน รับคำสั่งและดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว เพื่อนำเวลาไปบริหารงานส่วนอื่นให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
        มีระบบรายงานและติดตามการทำงาน
Internal Audit หรือการติดตามการทำงานภายในองค์กรถือเป็นเรื่องสำคัญ เพราะจะช่วยให้คุณรับรู้ถึงความเป็นไปภายในองค์กร แสดงให้เห็นว่ามีข้อบกพร่องอะไรหรือไม่ และทำให้สามารถแก้ปัญหาได้อย่างทันท่วงที

   เห็นไหมว่าการควบคุมเอกสารให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO มีความสำคัญต่อองค์กรและสามารถทำได้ง่ายกว่าที่คิด ดังนั้น อย่าลืมนำไปปรับใช้กับองค์กรของคุณ เพื่อสร้างมาตรฐานใหม่และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในภาพรวมนั่นเอง