5 ขั้นตอนสู่การจัดเก็บเอกสารที่เป็นระเบียบ ไม่ต้องรื้อหาอีกต่อไป

[กมลชนก]

หลายคนมักเสียเวลาในการค้นหาเอกสารที่หายไป การวางระบบและวินัยในการจัดการเอกสารช่วยให้สำนักงานทำงานได้อย่างราบรื่นและลดความเครียด ในการเริ่มต้น การจัดเก็บเอกสารจึงต้องออกแบบให้สอดคล้องกับวิธีการทำงานของทีมและประเภทเอกสาร
เมื่อมีระบบที่ดี เอกสารจะเข้าที่เข้าทาง การทำงานจะคล่องตัวขึ้น และลดความสับสนในการค้นหา
แยกประเภทเอกสารให้ชัดเจน
เริ่มจากการแบ่งเอกสารตามประเภท เช่น เอกสารบัญชี เอกสารโครงการ หรือเอกสารบุคคล การแยกหมวดหมู่แต่แรกช่วยให้การค้นหาในอนาคตง่ายขึ้น และทำให้ระบบเก็บเอกสารไม่ยุ่งเหยิง
การแยกประเภทนี้ยังช่วยให้เห็นภาพรวมของข้อมูลทั้งหมดและสามารถเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
ตั้งชื่อแฟ้มและไฟล์อย่างเป็นระบบ
ไม่ว่าจะเป็นเอกสารกระดาษหรือดิจิทัล การตั้งชื่อแฟ้มที่สอดคล้องและเข้าใจง่ายสำคัญมาก การใช้วันที่ หมายเลข หรือชื่อโปรเจกต์เป็นส่วนหนึ่งของชื่อแฟ้มจะช่วยให้ค้นหาได้เร็วและลดโอกาสซ้ำซ้อน
ระบบตั้งชื่อเป็นหัวใจสำคัญของการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
เลือกพื้นที่และอุปกรณ์เก็บที่เหมาะสม
การใช้ตู้ ลิ้นชัก หรือแฟ้มที่มีขนาดเหมาะสมกับปริมาณเอกสารทำให้การจัดระเบียบง่ายขึ้น และควรเลือกพื้นที่เก็บที่เข้าถึงสะดวกจากโต๊ะทำงาน
นอกจากนี้ การเก็บเอกสารในที่เหมาะสมยังช่วยป้องกันความเสียหายจากแสงแดด ความชื้น หรือฝุ่น
กำหนดรอบตรวจสอบและคัดแยกเอกสาร
การตรวจสอบเอกสารเก่าหรือไม่จำเป็นอย่างสม่ำเสมอช่วยรักษาความเรียบร้อย ทำให้พื้นที่เก็บไม่รกและลดความซับซ้อนในการค้นหา
ควรตั้งรอบตรวจสอบทุกไตรมาสหรือครึ่งปี เพื่อให้การจัดเก็บเอกสารยังคงมีประสิทธิภาพ
สร้างนิสัยเก็บเอกสารทันที
หลังจากใช้งานเอกสารแล้ว ควรเก็บเข้าที่ทันที ไม่ปล่อยให้กองเอกสารสะสม การฝึกนิสัยนี้ช่วยให้ระบบคงทนและใช้งานได้จริง
เมื่อทุกคนปฏิบัติตามขั้นตอนนี้ การค้นหาเอกสารจะไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป