HRMS คืออะไร? เครื่องมือช่วยบริหารจัดการงานบุคคลในองค์กร

[สมหมาย รอคอย]

HRMS คืออะไร? รู้จักระบบบริหารงานบุคคลภายในองค์กร

ระบบบริหารงานบุคคล หรือ HRMS (Human Resource Management System) กลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการเรื่องบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในทุกภาคส่วน HRMS ไม่ได้เป็นเพียงแค่โปรแกรมเก็บข้อมูลพนักงาน แต่ยังรวมถึงฟังก์ชันการทำงานหลากหลายที่ช่วยลดภาระงานซ้ำซ้อน และเพิ่มความแม่นยำในการบริหารทรัพยากรมนุษย์

บทความนี้จะพาไปรู้จักกับโปรแกรม HRMS ว่าคืออะไร มีฟังก์ชันและข้อมูลอะไรบ้าง รวมถึงหน้าที่และประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับจากการใช้ระบบนี้ เพื่อช่วยให้องค์กรเดินหน้าสู่การบริหารบุคลากรยุคใหม่ได้อย่างมั่นใจและรวดเร็วมากขึ้น


HRMS คืออะไร มีฟังก์ชันอะไรบ้าง?

Human Resource Management System หรือที่รู้กันดีว่าเป็นระบบ HRMS คือระบบบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการข้อมูลและกระบวนการต่าง ๆ เกี่ยวกับพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบมากขึ้น โดย HRMS System จะรวบรวมข้อมูลส่วนตัว ข้อมูลการทำงาน และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ไว้ในที่เดียวกัน พร้อมทั้งช่วยลดงานที่ต้องทำด้วยมือ เช่น การบันทึกเวลา การจัดการเงินเดือน หรือการประเมินผลการทำงาน ซึ่งฟังก์ชันหลัก ๆ ของโปรแกรมบริหารงานบุคคลนี้ ได้แก่

• การจัดการข้อมูลพนักงาน (Employee Information Management)

• การบันทึกและติดตามเวลาทำงาน (Time and Attendance Tracking)

• การจัดการเงินเดือนและสวัสดิการ (Payroll and Benefits Management)

• การจัดการการลาและวันหยุด (Leave Management)

• การประเมินผลการทำงาน (Performance Management)

• การวางแผนและพัฒนาบุคลากร (Talent Management and Training)

• การจัดการสรรหาพนักงาน (Recruitment Management)

• รายงานและวิเคราะห์ข้อมูลทรัพยากรมนุษย์ (HR Analytics and Reporting)

HRMS ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง?

เพื่อให้ระบบ HRMS ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและตอบโจทย์การบริหารงานบุคคล ข้อมูลที่บันทึกในระบบจึงต้องครอบคลุมและละเอียดครบถ้วน ซึ่งจะช่วยให้องค์กรสามารถติดตาม ดูแล และวางแผนทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างแม่นยำ โดยข้อมูลสำคัญที่ HRMS ควรมี ได้แก่

• ข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน เช่น ชื่อ, ที่อยู่, เบอร์โทรศัพท์ หรืออีเมล ฯลฯ

• ข้อมูลตำแหน่งงานและฝ่ายที่สังกัด

• ประวัติการทำงานและประสบการณ์

• ข้อมูลการเข้า-ออกงานและเวลาทำงาน

• ข้อมูลการลาและวันหยุด

• ข้อมูลเงินเดือนและสวัสดิการ

• ผลการประเมินและพัฒนาการทำงาน

• ประวัติการอบรมและพัฒนาทักษะ

• ข้อมูลสัญญาจ้างและเอกสารที่เกี่ยวข้อง

HRMS มีหน้าที่อะไร?

HRMS มีบทบาทสำคัญในการช่วยองค์กรบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์อย่างครบวงจร ตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลไปจนถึงการวางแผนและพัฒนาบุคลากร ระบบนี้ช่วยลดภาระงานที่ซ้ำซ้อนและเพิ่มความแม่นยำในการดำเนินงานของฝ่ายบุคคล ซึ่งหน้าที่หลักของ HRMS มีดังนี้
1. จัดเก็บและบริหารจัดการข้อมูลพนักงานอย่างเป็นระบบ ระบบจะรวบรวมข้อมูลส่วนตัว ข้อมูลตำแหน่งงาน และประวัติการทำงานของพนักงานไว้ในที่เดียวกัน เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการและเรียกดูเมื่อต้องการ
2. ติดตามและบันทึกเวลาการทำงาน รวมถึงการขาด ลา มาสาย HRMS ช่วยติดตามเวลาการเข้างานและออกงานของพนักงานอย่างแม่นยำ รวมถึงบันทึกการขอลาและมาสาย เพื่อให้ฝ่ายบุคคลสามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. คำนวณและจัดการเงินเดือน สวัสดิการ และภาษีที่เกี่ยวข้อง ระบบช่วยคำนวณเงินเดือนโดยอัตโนมัติ รวมทั้งหักภาษีและสวัสดิการต่าง ๆ ช่วยลดความผิดพลาดและทำให้การจ่ายเงินเดือนเป็นไปอย่างถูกต้องและทันเวลา
4. ช่วยในการวางแผนพัฒนาทักษะและการอบรมบุคลากร HRMS ช่วยติดตามประวัติการอบรมและการพัฒนาทักษะของพนักงาน เพื่อวางแผนฝึกอบรมให้ตรงกับความต้องการและเป้าหมายขององค์กร
5. บริหารจัดการกระบวนการสรรหาและรับสมัครพนักงาน ระบบช่วยจัดการขั้นตอนการรับสมัคร ตั้งแต่ประกาศรับสมัคร ไปจนถึงการคัดเลือกผู้สมัคร ช่วยให้กระบวนการสรรหามีความรวดเร็วและเป็นระบบ
6. ประเมินผลการทำงานและติดตามความก้าวหน้าของพนักงาน HRMS ช่วยเก็บข้อมูลการประเมินผลการทำงานของพนักงาน และติดตามความก้าวหน้าในการทำงาน เพื่อสนับสนุนการพัฒนาบุคลากรและการเลื่อนตำแหน่ง
7. สร้างรายงานวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ระบบสามารถสร้างรายงานสถิติและข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับทรัพยากรมนุษย์ ช่วยให้ฝ่ายบริหารเห็นภาพรวมและวางแผนกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ


HRMS มีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร?

การนำระบบ HRMS มาใช้ในองค์กรช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานบุคคลอย่างชัดเจน ไม่เพียงแต่ช่วยลดเวลาทำงานที่ซ้ำซ้อน แต่ยังทำให้องค์กรมีข้อมูลที่แม่นยำและพร้อมใช้ในการวางแผนพัฒนากำลังคน ซึ่งช่วยขับเคลื่อนองค์กรให้เติบโตได้อย่างยั่งยืน ดังต่อไปนี้

• ลดภาระงานด้านเอกสารและงานซ้ำซ้อนของฝ่ายบุคคล ระบบ HRMS ช่วยทำให้งานที่ต้องทำด้วยมือ เช่น การบันทึกข้อมูล หรือการตรวจสอบเอกสาร เป็นไปอย่างอัตโนมัติ ลดความผิดพลาดและประหยัดเวลา

• เพิ่มความแม่นยำและความรวดเร็วในการจัดการข้อมูลพนักงาน การจัดเก็บข้อมูลในระบบที่เป็นระเบียบช่วยให้สามารถค้นหาและอัปเดตข้อมูลได้ทันที ทำให้ฝ่ายบุคคลทำงานได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ

• ช่วยให้การบริหารเวลาและการลาเป็นระบบและโปร่งใส ระบบจะติดตามเวลาเข้างาน การขาด ลา มาสายของพนักงาน ทำให้การอนุมัติและตรวจสอบข้อมูลทำได้ง่าย ลดความขัดแย้งและข้อผิดพลาดในการคำนวณเวลาทำงาน

• สนับสนุนการวางแผนและพัฒนาบุคลากรอย่างมีประสิทธิผล ด้วยข้อมูลการประเมินผลและการอบรม HRMS จะช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นจุดแข็งและจุดที่ต้องพัฒนา เพื่อวางแผนฝึกอบรมหรือการเลื่อนตำแหน่งอย่างเหมาะสม

• ช่วยบริหารจัดการเงินเดือนและสวัสดิการอย่างถูกต้องและทันเวลา ระบบสามารถคำนวณเงินเดือน ภาษี และสวัสดิการโดยอัตโนมัติ ลดความผิดพลาดและทำให้พนักงานได้รับเงินตรงเวลา

• สร้างรายงานวิเคราะห์ข้อมูลสำหรับการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ ข้อมูลจาก HRMS ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถวิเคราะห์แนวโน้มและวางแผนกลยุทธ์การบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้ดียิ่งขึ้น

• เพิ่มความพึงพอใจและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานโดยรวม ระบบที่โปร่งใสและจัดการอย่างเป็นระบบทำให้พนักงานรู้สึกได้รับการดูแลอย่างเหมาะสม ส่งผลให้ความผูกพันและประสิทธิภาพในการทำงานสูงขึ้น

HRMS ช่วยขับเคลื่อนองค์กรได้อย่างไร?

การนำ HRMS มาใช้ในองค์กรช่วยเปลี่ยนแปลงการบริหารทรัพยากรบุคคลให้มีความทันสมัยและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยระบบนี้รวบรวมฟังก์ชันสำคัญต่าง ๆ ที่ช่วยลดงานที่ซ้ำซ้อนและเพิ่มความแม่นยำในการจัดการข้อมูลพนักงาน ตั้งแต่การเก็บข้อมูลส่วนตัว การติดตามเวลาทำงาน ไปจนถึงการคำนวณเงินเดือนและการประเมินผลการทำงาน

นอกจากนี้ HRMS ยังช่วยให้องค์กรวางแผนพัฒนาบุคลากรได้อย่างเป็นระบบ พร้อมสร้างรายงานวิเคราะห์ข้อมูลที่ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ระบบ HRMS จึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กรให้เติบโตอย่างยั่งยืนและพร้อมรับมือกับความท้าทายในยุคดิจิทัลได้อย่างมั่นใจ