โปรแกรมซ่อมบำรุง มีข้อจำกัดใดบ้างที่อุตสาหกรรมควรระมัดระวัง

[ปรวีย์ ฟอร์ทูเดย์]

การใช้โปรแกรมซ่อมบำรุงให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด
   ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทอย่างมากในภาคอุตสาหกรรม การนำโปรแกรมซ่อมบำรุง อย่างระบบ CMMS (Computerized Maintenance Management System) มาใช้ในโรงงานและองค์กรต่าง ๆ กลายเป็นเรื่องปกติที่ช่วยให้การบริหารจัดการงานซ่อมบำรุงมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการลด Downtime ของเครื่องจักร การลดต้นทุนการซ่อมฉุกเฉิน หรือการวางแผนบำรุงรักษาในระยะยาวได้อย่างมีระบบ อย่างไรก็ตาม แม้ว่าโปรแกรม CMMS จะมีข้อดีมากมาย แต่การใช้งานจริงก็ยังมีข้อจำกัดบางประการที่ผู้ประกอบการควรตระหนักและเตรียมพร้อม เพื่อให้สามารถใช้ระบบได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

ข้อควรระวังของการเลือกใช้โปรแกรมซ่อมบำรุง CMMS
   การนำโปรแกรมซ่อมบำรุง CMMS มาใช้งานในองค์กรไม่ใช่แค่การเลือกซอฟต์แวร์ที่ฟีเจอร์ครบ แต่ต้องมองถึงความพร้อมขององค์กร ความเหมาะสมของระบบกับลักษณะงาน และความสามารถของทีมงานที่ต้องใช้งานระบบด้วย โดยข้อจำกัดที่พบบ่อยในหลายองค์กรมีดังนี้

• ข้อมูลเริ่มต้นไม่เพียงพอ
  การใช้งาน CMMS อย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องอาศัยฐานข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วน เช่น ข้อมูลเครื่องจักร ประวัติการซ่อม รายชื่ออะไหล่ และรอบการบำรุงรักษา หากองค์กรไม่มีข้อมูลเหล่านี้ หรือข้อมูลมีความคลาดเคลื่อน การตั้งค่าเริ่มต้นของระบบอาจผิดพลาด ส่งผลให้การวางแผนการซ่อมบำรุงไม่สามารถทำได้อย่างแม่นยำ
• ทีมงานขาดความเข้าใจในระบบ
  หลายครั้งองค์กรเลือกใช้ระบบที่ดี แต่ไม่ได้อบรมหรือให้ความรู้กับผู้ใช้งาน ส่งผลให้เกิดการใช้งานไม่ถูกต้อง เช่น บันทึกข้อมูลผิด ตีความรายงานไม่ถูก หรือปล่อยให้งาน PM หลุดรอบ ซึ่งทำให้ประสิทธิภาพของโปรแกรมซ่อมบำรุงลดลงอย่างมาก
• ฟีเจอร์มากเกินความจำเป็น
  บางระบบมีฟีเจอร์ซับซ้อนเกินไปสำหรับลักษณะการใช้งานจริง เช่น โรงงานขนาดเล็กอาจไม่ต้องการระบบเชื่อม IoT หรือ AI ในระยะแรก การเลือกใช้ระบบที่ไม่เหมาะสมกับขนาดและรูปแบบขององค์กร อาจทำให้ใช้งานได้ไม่เต็มที่ และกลายเป็นภาระมากกว่าประโยชน์
• ขาดการเชื่อมต่อกับระบบอื่น
  ในบางองค์กร CMMS ถูกใช้งานแยกออกจากระบบอื่น เช่น ERP หรือระบบจัดซื้อ ทำให้ไม่สามารถวางแผนเรื่องอะไหล่ หรือวิเคราะห์ข้อมูลแบบองค์รวมได้ การทำงานจึงเกิดความล่าช้า ขาดความต่อเนื่อง และไม่สามารถวัดประสิทธิภาพงานซ่อมบำรุงได้อย่างสะดวก
• ไม่มีระบบวัดผลที่ชัดเจน
  การใช้งานโปรแกรมซ่อมบำรุงอย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องมีระบบ การวัดประสิทธิภาพงานซ่อมบำรุง ที่ชัดเจน เช่น MTTR (Mean Time to Repair), MTBF (Mean Time Between Failures) หรือ KPI อื่น ๆ หากไม่มีการตั้งเป้าหมายหรือวัดผลที่ชัดเจน จะไม่สามารถวิเคราะห์หรือปรับปรุงระบบได้อย่างตรงจุด

วิธีการเตรียมตัวให้พร้อมก่อนใช้โปรแกรมซ่อมบำรุง CMMS ทำอย่างไรได้บ้าง
   เพื่อให้การนำโปรแกรมซ่อมบำรุงเข้ามาใช้ในองค์กรได้ผลสูงสุด จำเป็นต้องมีการเตรียมความพร้อมในหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็นด้านข้อมูล ทีมงาน หรือแผนการดำเนินงาน ดังนี้

• จัดทำฐานข้อมูลเครื่องจักรและอะไหล่
  ควรรวบรวมข้อมูลเครื่องจักรทั้งหมด เช่น รุ่น ผู้ผลิต วันติดตั้ง สถานที่ใช้งาน รวมถึงรายการอะไหล่ที่เกี่ยวข้อง เพื่อป้อนเข้าสู่ระบบได้อย่างถูกต้อง การมีข้อมูลที่ครบถ้วนจะช่วยให้การวางแผนการซ่อมบำรุงเป็นไปอย่างราบรื่น และแม่นยำยิ่งขึ้น
• วิเคราะห์กระบวนการซ่อมบำรุงเดิม
  ก่อนใช้ CMMS ควรวิเคราะห์ว่าระบบการซ่อมเดิมมีจุดแข็งหรือจุดอ่อนตรงไหน เช่น งาน PM หลุดบ่อย ทีมงานไม่มีระบบติดตาม หรืออะไหล่มักไม่พร้อมใช้งาน การรู้จุดบอดจะช่วยให้สามารถใช้ระบบ CMMS แก้ไขปัญหาได้ตรงจุด
• จัดอบรมและพัฒนาทีมงาน
  ต้องมีการอบรมผู้ใช้งานอย่างเป็นระบบ ทั้งในส่วนของผู้บันทึกข้อมูล ทีมช่าง ผู้ดูแลระบบ และผู้บริหาร เพื่อให้เข้าใจการทำงานของระบบตรงกัน และสามารถใช้ฟีเจอร์ต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง
• ตั้งเป้าหมายในการใช้งาน
  การตั้งเป้าหมาย เช่น ลด Downtime ลง 20% ภายใน 6 เดือน หรือลดจำนวน Breakdown ลง 30% จะช่วยให้ทีมงานมีเป้าหมายชัดเจน และสามารถนำข้อมูลจากระบบไปใช้ในการ วัดประสิทธิภาพงานซ่อมบำรุง ได้อย่างมีรูปธรรม
• เลือกระบบที่เหมาะกับองค์กร
  ควรเลือกโปรแกรมที่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการ ไม่ซับซ้อนเกินไป รองรับภาษาไทย ใช้งานบน Cloud ได้ และมีทีม Support ที่พร้อมช่วยเหลือเมื่อเกิดปัญหา ระบบที่ดีควรสามารถเติบโตไปพร้อมกับองค์กรได้ในระยะยาว

สรุปการใช้งานระบบ CMMS
   การนำโปรแกรมซ่อมบำรุงมาใช้ในอุตสาหกรรม ถือเป็นเครื่องมือที่ช่วยยกระดับการบริหารจัดการงานซ่อมบำรุงให้เป็นระบบมากขึ้น ลดการพึ่งพาการจดจำ หรือระบบกระดาษที่มักมีข้อผิดพลาดสูง อย่างไรก็ตาม การใช้ระบบให้เกิดประโยชน์สูงสุดนั้น ไม่ได้ขึ้นอยู่กับตัวโปรแกรมเพียงอย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับการเตรียมตัว ความเข้าใจของผู้ใช้งาน และการมีเป้าหมายที่ชัดเจนในการพัฒนาโดยสิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าโปรแกรมที่ดีไม่ได้แปลว่าทุกอย่างจะดีตาม หากไม่มีการวางแผนล่วงหน้า ไม่มีการอบรมที่เหมาะสม หรือไม่มีระบบติดตามผลที่ชัดเจน โปรแกรมก็จะกลายเป็นเพียงระบบที่เก็บข้อมูลเฉย ๆ เท่านั้น ZYCODA ขอแนะนำให้ทุกองค์กรที่สนใจใช้โปรแกรมซ่อมบำรุง CMMS เริ่มต้นจากการสำรวจความต้องการของตัวเองก่อน แล้วค่อยเลือกใช้ระบบที่เหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นระบบที่เน้นความง่ายในการใช้งาน รองรับมือถือ เชื่อมต่อกับระบบอื่นได้ หรือมีฟีเจอร์สำหรับการ วางแผนการซ่อมบำรุง และ การวัดประสิทธิภาพงานซ่อมบำรุง อย่างชัดเจน ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรสามารถพัฒนาและเติบโตไปได้อย่างยั่งยืนในระยะยาว