เอกสารหนักแค่ไหน ทำไมจึงต้องมีชั้นวางของสำหรับเก็บเอกสาร

เอกสารทางบัญชี เช่น ใบกำกับภาษี, ใบเสร็จ, สมุดบัญชี, งบการเงิน ฯลฯ เป็นเอกสารที่กฎหมายไทยกำหนดให้บริษัทต้องเก็บไว้เพื่อใช้สำหรับตรวจสอบภาษี หรือเป็นหลักฐานอ้างอิงอย่างน้อย 5–10 ปี หลายบริษัทจึงเก็บเอกสารเหล่านี้แยกตามปีไว้ในกล่องกระดาษ ยิ่งถ้าเป็นธุรกิจที่มีรายการซื้อ-ขายเยอะ ๆ เอกสารรวม ๆ กันวางเต็มชั้นวางของแล้วน้ำหนักอาจหลายร้อยกิโลกรัมไปจนถึงเป็นตันได้เลย

ความสำคัญของการเลือกชั้นวางของสำหรับเก็บเอกสารบัญชีที่เหมาะสม

การเลือกชั้นเก็บเอกสารบัญชีจึงไม่ใช่แค่เรื่องของความสวยงาม หรือราคาประหยัด แต่ต้องพิจารณาถึงความทนทาน ความปลอดภัย และสามารถใช้พื้นที่ได้อย่างคุ้มค่า เพราะหากพื้นที่เก็บของเต็มบางบริษัทอาจเลือกเช่าคลังเล็กๆ เพื่อเก็บเอกสาร

ชั้นวางเอกสารที่ดีควรสามารถรับน้ำหนักได้มาก ไม่โก่งงอ ไม่พังง่าย รองรับการใช้งานระยะยาว และหากสามารถปรับความสูงระดับชั้นให้เหมาะกับการใช้งาน ก็จะช่วยให้การจัดการเอกสารในอนาคตง่ายขึ้นมาก

5 ข้อที่ต้องรู้ก่อนเลือกซื้อชั้นวางของสำหรับเก็บเอกสารบัญชี

เพื่อให้คุณเลือกชั้นเก็บเอกสารที่ทั้งคุ้มค่า แข็งแรง และใช้งานได้จริง สามารถพิจารณาจาก 5 ข้อสำคัญที่ควรรู้ก่อนตัดสินใจซื้อ

1. เช็คขนาด และน้ำหนักกล่องเอกสาร

เช็คขนาดกล่องเอกสาร และน้ำหนักของแต่ละกล่อง เพื่อนำมาคำนวนว่าในแต่ละชั้นสามารถวางกล่องได้กี่ใบ และมีน้ำหนักต่อชั้นเท่าไร เพื่อเลือกชั้นวางที่เหมาะสม


2. โครงสร้างของชั้นวางต้องที่แข็งแรง

ชั้นวางควรผลิตด้วยเหล็กคุณภาพสูง อาจสังเกตุจากความหนาของเหล็ก ความมั่นคงของชั้นวาง ข้อต่อต่างๆ รอยเชื่อม รวมถึงเนื้อเหล็กต้องมีการเคลือบสีเพื่อป้องกันสนิม ซึ่งรายละเอียดเหล่านี้สามารถสอบถามจากผู้ขายได้

3. ขนาดชั้นต้องเหมาะกับกล่องเอกสาร

ลองคำนวนขนาดของชั้นวางที่ต้องการจากขนาดกล่องเอกสาร ควรเลือกชั้นวางของที่มีขนาดพอเหมาะ และควรปรับสูงระหว่างชั้นสามารถปรับได้ตามขนาดกล่องเอกสาร

4. ดีไซน์ที่ช่วยให้หยิบใช้งานง่ายย

ควรเลือกชั้นวางที่สามารถหยิบใช้งานได้ง่าย เพื่อให้สามารถค้นหา และจัดระเบียบกล่องเอกสารได้สะดวก

5. ต้องใช้งานได้คุ้มค่าในระยะยาว

การเลือกชั้นวางไม่ควรพิจารณาที่ราคาถูกเพียงอย่างเดียว แต่ควรดูถึงความน่าเชื่อถือของผู้ขาย ประสบการณ์ การรับประกัน และบริการหลังการขายด้วย

ซึ่งในปัจจุบันหลายบริษัทนิยมใช้แร็คที่ใช้ในอุตสาหกรรม มาเป็นชั้นวางเอกสาร วางของใช้ในสำนักงาน ชั้นวางโชว์สินค้าต่าง ๆ กันมากขึ้น เนื่องจากแร็คประเภทนี้มีโครงสร้างที่แข็งแรง สำหรับน้ำหนักได้มากตั้งแต่ 200 กิโลกรัมต่อชั้น ไปจนถึงหลายตันต่อชั้น รวมถึงยังใช้งานได้ง่าย และปรับระยะความสูงระหว่างชั้นได้ง่าย

ธุรกิจประเภท Trading ที่มีการซื้อขายสินค้า จัดส่งสินค้าอยู่ตลอดเวลา มักนิยมนำส่วนของออฟฟิศมารวมได้ในพื้นที่เดียวกับคลังสินค้า เพื่อการทำงานที่คล่องตัวสามารถรับ-ส่งสินค้าได้รวดเร็วกว่าการมีออฟฟิศ และคลังสินค้าอยู่คนละสถานที่ แต่บางครั้งพื้นที่ออฟฟิศที่ให้มาพร้อมกับคลัง อาจไม่เพียงพอสำหรับพนักงาน หลายบริษัทจึงเลือกใช้ชั้นลอยน็อคดาวน์เพื่อเพิ่มพื้นที่ใช้สอย



บทความนี้เราจะแนะนำ 5 ประโยชน์ที่คุณจะได้รับเมื่อใช้ชั้นลอยเพิ่มพื้นที่ในคลังสินค้า

1. วัสดุทนทาน คุณภาพสูง
ชั้นลอยน็อคดาวน์ที่ดีควรผลิตด้วยเหล็กที่มีคุณภาพสูง เช่น เหล็กเกรด ss400 ซึ่งนิยมใช้ในงานโครงสร้าง ทำให้รับน้ำหนักได้มาก เพื่อให้การวางสินค้า รวมถึงหากมีพนักงานขึ้นไปใช้งานจะมีความแข็งแรง ทนทาน

2. สามารถถอดประกอบเพื่อเคลื่อนย้ายได้
จุดเด่นของชั้นลอยที่เป็นระบบน็อคดาวน์คือสามารถถอดประกอบชิ้นส่วนต่าง ๆ เพื่อทำการเคลื่อนย้ายได้ ทำให้เมื่อต้องการขยับขยาย หรือย้ายคลังสินค้า ก็จะสามารถถอดประกอบ และนำไปติดตั้งยังสถานที่ใหม่ได้ โครงสร้างต่างๆ สามารถนำไปใช้ต่อได้เกือบ 100% ยกเว้นเพียงวัสดุ อุปกรณ์บางชนิดที่ควรเปลี่ยนใหม่

3. ไม่กระทบกับโครงสร้างอาคาร เพราะใช้โครงสร้างรับน้ำหนักแยกต่างหาก
ชั้นลอยน็อคดาวน์จะคาน และเสาที่รับน้ำหนักลงสู่พื้นด้านล่างโดยไม่กระทบ หรือเกี่ยวข้องกับโครงสร้างอาคารเดิม ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องทำการปรับปรุง หรือเสริมโครงสร้างอาคาร

4. รับน้ำหนักได้มาก
ชั้นลอยน็อคดาวน์ที่ใช้เพิ่มพื้นที่สำหรับคลังสินค้า โรงงาน รวมไปถึงอาคารร้านค้าต่าง ๆ สามารถคำนวนการรับน้ำหนักได้ตั้งแต่ 200 กิโลกรัมต่อตารางเมตร ไปจนถึง 750 กิโลกรัมต่อตารางเมตร ช่วยให้สามารถใช้ชั้นบนที่เพิ่มขึ้นมาวางสต็อคสินค้า อะไหล่ หรือใช้สอยประเภทอื่น ๆ ได้

5. เพิ่มพื้นที่ได้มากกว่า 2 ชั้น
สำหรับคลังสินค้าที่มีพื้นที่จำกัด สามารถใช้ชั้นลอยที่สูงได้มากกว่า 2 ชั้น โดยอาจสร้างเป็นชั้นลอย 3 ชั้น เพื่อแบ่งการใช้งานได้อย่างเหมาะสม เช่น ชั้นล่างเป็นพื้นที่เก็บสินค้าที่มีน้ำหนักมากต้องใช้รถฟอร์กลิฟต์เพื่อขนย้าย ชั้นที่ 2 เป็นพื้นที่เก็บของที่มีน้ำหนักไม่มาก ส่วนชั้นที่ 3 อาจใช้เป็นพื้นที่สำนักงาน


จะเห็นได้ว่าการใช้ชั้นลอยน็อคดาวน์เพิ่มพื้นที่สามารถตอบโจทย์ธุรกิจได้หลายรูปแบบ รวมถึงยังเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าเพราะสามารถถอดประกอบเพื่อเคลื่อนย้าย และนำกลับมาใช้งานได้เรื่อยๆ ซึ่งก็สามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมจากผู้ขายเกี่ยวกับชั้นลอยได้ว่าเป็นทางเลือกเพิ่มพื้นที่ใช้สอยที่เหมาะกับธุรกิจของคุณหรือไม่