ATS กุญแจสู่การจ้างพนักงานยุคใหม่ที่องค์กรชั้นนำจะขาดไม่ได้

[ไม้เอก การันต์]

ATS เครื่องมือวัดผลที่ช่วยยกระดับกลยุทธ์ HR ด้วยรายงานและสถิติที่แม่นยำ

ATS คือระบบซอฟต์แวร์อัตโนมัติที่องค์กรใช้ในการจัดการกระบวนการสรรหาบุคลากรทั้งหมด ซึ่งช่วยให้ฝ่ายบุคคลทำงานได้อย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และเป็นระบบมากขึ้น

เคยสงสัยหรือไม่ว่าเรซูเม่ที่ส่งไปกว่าสิบฉบับนั้นหายไปไหน? ทำไมใบสมัครที่ส่งไปนั้นถึงไม่เคยถึงมือผู้สัมภาษณ์ที่เป็นมนุษย์เลย? เพราะในยุคที่บริษัทขนาดใหญ่ได้รับใบสมัครหลายร้อยใบต่อหนึ่งตำแหน่งงานนั้น เลือกใช้เทคโนโลยีอย่าง Applicant Tracking System (ATS) ซึ่งเป็นเทคโนโลยีที่ได้เปลี่ยนโฉมหน้าของการสรรหาบุคลากรไปอย่างสิ้นเชิง กลายเป็นด่านแรกที่สำคัญที่สุด ที่กำหนดชะตาชีวิตของเรซูเม่ของผู้สมัครงานก่อนที่จะถูกพิจารณาด้วยซ้ำ

ในบทความนี้ จะพาเจาะลึกทุกแง่มุมของ ATS ตั้งแต่การทำความเข้าใจว่า ATS คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร ไปจนถึงการเปิดเผยสถิติที่น่าตกใจเกี่ยวกับ Applicant Tracking Software การเข้าใจเกี่ยวกับ ATS system ไม่ได้เป็นเพียงแค่กลยุทธ์ แต่เป็นเทคโนโลยีสำคัญที่จะช่วยเพิ่มโอกาสให้ผู้สมัครได้ถูกเรียกสัมภาษณ์ รวมถึงองค์กรขนาดใหญ่ที่สามารถนำเทคโนโลยีนี้ไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดเวลาในการค้นหาพนักงานที่ใช่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ทำความรู้จัก ATS คืออะไร?

ATS ในบริบทของการสมัครงาน ย่อมาจาก Applicant Tracking System (ระบบติดตามผู้สมัคร) โดย ATS คือ ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยจัดการกระบวนการสรรหาและจ้างงาน โดย ATS เข้ามาช่วยงานฝ่ายบุคคล (HR) และทีมสรรหาบุคลากรในหลายส่วนเพื่อทำให้กระบวนการจ้างงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ได้แก่

• ช่วยกระจายประกาศรับสมัครงานไปยังช่องทางต่าง ๆ โดยอัตโนมัติ
• ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการรวบรวมและจัดเก็บใบสมัคร/เรซูเม่จำนวนมาก
• ระบบ ATS ใช้การสแกนหา "คำสำคัญ" (Keywords) ที่ตรงกับความต้องการในประกาศงาน เพื่อคัดกรองผู้สมัครที่ไม่ตรงคุณสมบัติออกไป ทำให้ HR ไม่ต้องเสียเวลาอ่านเรซูเม่ทั้งหมด
• จัดการการนัดหมายสัมภาษณ์ ส่งอีเมลแจ้งสถานะ หรือปฏิเสธผู้สมัครได้โดยอัตโนมัติ
• ATS system ช่วยเก็บข้อมูลการสรรหาไว้สำหรับวิเคราะห์และอ้างอิงในการจ้างงานในอนาคต

ATS ควรเลือกใช้ตอนไหนดี?

เพราะ ATS systems เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการบริหารจัดการการสรรหาบุคลากร แต่จะให้ประโยชน์สูงสุดเมื่อองค์กรมีปริมาณใบสมัครจำนวนมาก หรือมีกระบวนการสรรหาที่ซับซ้อน ยกตัวอย่างสถานการณ์ ดังนี้

• เมื่อปริมาณใบสมัครล้นมือเกินกว่าที่ทีม HR จะสามารถจัดการและคัดกรองด้วยตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ (เช่น หลายร้อยหรือหลายพันใบต่อปี) Applicant Tracking Systems จะช่วยกรองและจัดอันดับผู้สมัครเบื้องต้น โดยการสแกนหา Keywords ที่ตรงกับคุณสมบัติของตำแหน่งงาน
• หากต้องการลด "Time-to-Hire" (ระยะเวลาตั้งแต่เปิดรับสมัครจนถึงวันที่จ้างงาน) เพราะ ATS ช่วยทำให้การคัดกรองเรซูเม่เป็นไปอย่างรวดเร็วและเป็นระบบ
• เมื่อต้องการความเป็นระบบและมาตรฐาน เนื่องจากบริษัทมีการจ้างงานหลากหลายตำแหน่ง หรือมีหลายทีมที่ร่วมกันสรรหาบุคลากร Applicant Tracking Software จะสร้างขั้นตอนการสรรหาที่เป็นมาตรฐาน และทุกคนสามารถติดตามสถานะของผู้สมัครได้
• เมื่อต้องการรวบรวมข้อมูลของผู้สมัครทั้งหมดไว้ในที่เดียว ทำให้สามารถค้นหาผู้สมัครที่เคยสมัครงานในอดีต เพื่อพิจารณาตำแหน่งงานอื่นในอนาคตได้ง่าย
• เมื่อต้องการเพิ่มความเป็นธรรมและลดอคติ Applicant Tracking System บางระบบสามารถตั้งค่าให้ ปิดบังข้อมูลส่วนตัว (เช่น ชื่อ, รูปภาพ, เพศ) ในช่วงการคัดกรองเบื้องต้น เพื่อให้การพิจารณาเป็นไปตามคุณสมบัติและทักษะที่ระบุในเรซูเม่เท่านั้น ซึ่งช่วยส่งเสริมความเป็นธรรมในการจ้างงาน

ATS มีประโยชน์อย่างไรบ้าง?

ATS meaning คือ ระบบซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อทำให้กระบวนการสรรหาและจ้างงานเป็นไปโดยอัตโนมัติและมีประสิทธิภาพ เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) สามารถจัดการกับใบสมัครจำนวนมากได้อย่างเป็นระบบตั้งแต่ต้นจนจบ จึงสามารถสรุปประโยชน์ของ Applicant Tracking System ได้ดังนี้

• ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประหยัดเวลา เพราะ ATS จะคัดกรองเรซูเม่เบื้องต้น โดยการสแกนหาคำหลัก (Keywords) ที่ตรงกับคุณสมบัติของตำแหน่งงาน ทำให้ HR ไม่ต้องเสียเวลาอ่านใบสมัครที่ไม่เกี่ยวข้องทั้งหมด
• ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำ ๆ เช่น การส่งอีเมลแจ้งสถานะผู้สมัคร หรือการนัดหมายสัมภาษณ์
• Applicant Tracking System ทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูลกลาง สำหรับจัดเก็บและจัดการข้อมูลผู้สมัครทั้งหมด
• ช่วยให้ทีมสรรหาสามารถ ติดตามสถานะของผู้สมัครแต่ละคนในทุกขั้นตอนของกระบวนการได้อย่างรวดเร็ว
• ด้วยการคัดกรองที่มีประสิทธิภาพ ทำให้ HR สามารถโฟกัสไปที่ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงตามความต้องการมากที่สุดได้เร็วขึ้น
• Applicant Tracking Software ช่วยสร้าง "Talent Pool" (แหล่งรวมผู้สมัครที่มีศักยภาพ) จากใบสมัครเก่า ทำให้สามารถค้นหาและติดต่อผู้สมัครที่เคยสมัครไว้สำหรับตำแหน่งงานอื่นในอนาคต
• ATS สามารถช่วยให้การคัดกรองเบื้องต้นอ้างอิงจาก คุณสมบัติและทักษะ ที่กำหนดไว้เท่านั้น ซึ่งช่วยลดอคติที่เกิดจากผู้คัดเลือกที่เป็นมนุษย์ได้
• ATS systems สามารถสร้างรายงานที่สำคัญ เช่น "Time-to-Hire" (ระยะเวลาที่ใช้ในการจ้างงาน) และ "Source of Hire" (ช่องทางที่ผู้สมัครเข้ามา) เพื่อให้องค์กรนำข้อมูลไปวิเคราะห์และปรับปรุงกลยุทธ์การสรรหาในอนาคตได้

สถิติของ ATS ที่น่ารู้

ATS เป็นเทคโนโลยีที่กลายมาเป็นส่วนสำคัญของการสรรหาบุคลากรสมัยใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรขนาดใหญ่ สถิติต่าง ๆ เผยให้เห็นถึงบทบาทสำคัญของ ATS ในการคัดกรองใบสมัครและผลกระทบที่มีต่อทั้งบริษัทและผู้สมัครงาน ได้แก่

• 68% ของผู้สรรหาบุคลากรที่ใช้แพลตฟอร์ม ATS เป็นประจำในการจัดการใบสมัครงาน
• ATS system ที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยลดวงจรการจ้างงานโดยเฉลี่ยได้มากถึง 60%
• 70% ของผู้สรรหาบุคลากร เห็นด้วยว่า Applicant Tracking System ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการในการทำงานหาบุคลากรให้ดียิ่งขึ้นได้
• ผู้ใช้งาน ATS จำนวน 79% กล่าวว่า ATS systems ช่วยค้นหาผู้สมัครที่มากความสามารถได้มากกว่าเดิม
• จากการใช้ Applicant Tracking Software พบว่าจำนวนอัตราการลาออกของพนักงานใหม่ลดลงกว่าเดิมถึง 40%

ATS ระบบคัดกรองอัจฉริยะ ตัวช่วยลดเวลาหาคนขององค์กร

Applicant Tracking System หรือ ATS คือ ระบบซอฟต์แวร์ที่บริษัทต่าง ๆ ใช้ในการจัดการและบริหารกระบวนการสรรหาบุคลากรทั้งหมด ตั้งแต่การลงประกาศงานไปจนถึงการคัดเลือกผู้สมัคร โดย ATS มีประโยชน์หลักคือเพิ่มประสิทธิภาพด้วยการทำให้งานที่ซ้ำซากเป็นไปโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังช่วยให้ HR สามารถประหยัดเวลาในการคัดกรองใบสมัครจำนวนมาก ดังนั้น ATS จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรคัดเลือกผู้สมัครที่มีคุณภาพได้อย่างรวดเร็วและเป็นระบบมากขึ้น แต่ก็เป็นความท้าทายที่ผู้สมัครต้องปรับปรุงเรซูเม่ให้เหมาะสมกับระบบคัดกรองนี้ด้วย