ทำความเข้าใจ BCP คืออะไร พร้อมแนวทางการดำเนินงานที่ควรทราบ

[องศา พิภพ]

บทความนี้จะอธิบายเกี่ยวกับ BCP คืออะไร พร้อมการวางแผนที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้ BCP หรือ Business Continuity Plan เป็นแนวทางในการจัดการความเสี่ยงและเตรียมความพร้อมสำหรับการดำเนินธุรกิจในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น ภัยธรรมชาติ หรือความไม่สงบทางสังคม โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ธุรกิจสามารถกลับเข้าสู่สภาวะปกติได้โดยเร็วที่สุด

ในการวางแผน BCP จำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นกับธุรกิจ และสร้างแนวทางในการป้องกัน อาทิเช่น การสำรองข้อมูล การฝึกซ้อมการปฏิบัติการในสถานการณ์ฉุกเฉิน เพื่อให้มั่นใจได้ว่าพนักงานทุกคนสามารถทำการตอบสนองได้อย่างมีประสิทธิภาพ


รู้จักกับการทำ BCP คืออะไร

BCP ย่อมาจาก Business Continuity Plan ซึ่งเป็นแผนการบริหารจัดการที่มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินการต่อไปได้แม้ในสถานการณ์วิกฤติหรือเหตุการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ การสร้าง BCP เป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรทุกขนาด เนื่องจากช่วยให้มั่นใจว่าสามารถกลับสู่ภาวะปกติได้เร็วที่สุด โดยเฉพาะเมื่อเผชิญปัญหาภายในหรือภายนอกที่อาจทำให้ธุรกิจหยุดชะงัก

BCP คืออะไร มีความสำคัญอย่างไร? ส่วนใหญ่แล้ว BCP ถูกพัฒนาเพื่อต่อสู้กับภัยคุกคามที่มีผลกระทบต่อการดำเนินการขององค์กร ตัวอย่างเช่น การสูญเสียข้อมูลจากแฮ็กเกอร์ การปิดกิจการชั่วคราวเพราะโรคระบาด หรือภัยธรรมชาติที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อสถานที่ทำงาน


BCP มีความสำคัญอย่างไรต่อธุรกิจบ้าง?

BCP เรียกได้ว่าเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยลดผลกระทบจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดต่อธุรกิจ โดยการวางแผนและเตรียมการล่วงหน้านั้น สามารถทำให้ธุรกิจดำเนินการได้อย่างต่อเนื่องโดยไม่หยุดชะงัก ซึ่งมีข้อดีดังนี้

- ลดความเสี่ยง: การวางแผน BCP ช่วยให้ธุรกิจสามารถระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และเตรียมการรับมือได้ล่วงหน้า
- เพิ่มความเชื่อมั่น: ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น ลูกค้า และคู่ค้า จะมีความมั่นใจมากขึ้นในความสามารถขององค์กรในการจัดการกับสถานการณ์วิกฤต
- เพิ่มความพร้อม: กรณีเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉิน ธุรกิจจะสามารถกลับมาดำเนินกิจการได้อย่างรวดเร็วถ้ามีแผนการที่ชัดเจน

การลงมือดำเนินการตาม BCP จะช่วยให้ธุรกิจมีโอกาสพ้นภัยได้มากกว่า หากไม่มีการวางแผนที่เหมาะสม


ขั้นตอนในการสร้างแผน BCP ทำอย่างไร?

เพื่อให้ BCP คือ แผนการที่มีประสิทธิภาพ มีขั้นตอนในการดำเนินการที่ชัดเจน เช่น

- การวิเคราะห์ผลกระทบ (Business Impact Analysis): การประเมินว่าเหตุการณ์ใดบ้างที่อาจมีผลกระทบต่อธุรกิจ และขนาดของผลกระทบที่จะเกิดขึ้น
- การระบุวงจรการดำเนินงานที่สำคัญ: ต้องรู้ว่าส่วนไหนของธุรกิจที่สำคัญและจำเป็นต้องได้รับการป้องกันเป็นพิเศษ
- การพัฒนาแผนการปฏิบัติ (BCP Plan Development): สร้างแผนการตอบสนองต่อสถานการณ์ รวมถึงรายชื่อของผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติการ
- การฝึกอบรมและทดสอบ: ทำการฝึกอบรมพนักงานเพื่อให้รู้วิธีการปฏิบัติในสถานการณ์ฉุกเฉิน และทดสอบแผนการเพื่อหาจุดอ่อน
- การปรับปรุงและบำรุงรักษา (Review and Maintenance): คอยปรับปรุงแผนตลอดเวลาเพื่อให้ทันสมัยและมีประสิทธิภาพ

BCP คือ แนวทางที่ไม่ควรมองข้าม เนื่องจากเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการรับรองความต่อเนื่องในการดำเนินงานของธุรกิจในทุกสถานการณ์


BCP นำไปปรับใช้ในองค์กรอย่างไรได้บ้าง?

การนำแผน BCP มาใช้จริงในองค์กรนั้นควรเริ่มจากการสร้างวัฒนธรรมความยืดหยุ่นในทีม โดยสามารถทำได้ดังนี้

- สร้างการรับรู้: ให้ความรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับ BCP แก่พนักงานทุกคนเพื่อให้รู้ว่าความสำคัญของการมีแผนในกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน
- ร่วมมือระหว่างแผนก: การพัฒนาแผนต้องมีความร่วมมือจากหลายฝ่าย เพื่อให้ครอบคลุมทุกด้านขององค์กร
- การทดสอบแผน: เมื่อมีการสร้างแผน BCP แล้ว ควรทำการทดสอบเป็นระยะเพื่อดูว่าแผนดำเนินการได้ตามที่คาดหวังหรือไม่ รวมถึงการแก้ไขปัญหาหรือปรับปรุงแผนตามความจำเป็น

BCP คือ เรื่องที่เกี่ยวข้องกับทุกคนในองค์กร การสร้างความเข้าใจและความร่วมมือจะทำให้แผน BCP มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และ BCP ถือเป็นกุญแจสำคัญที่จะทำให้ธุรกิจมีความยั่งยืน และสามารถผ่านพ้นวิกฤตต่างๆ ไปได้อย่างมีความสำเร็จ


หลักการทำ BCP เป็นยังไง?



หลักการพื้นฐานของ BCP มักจะมีการเริ่มต้นด้วยการบริหารจัดการแผน (Program Management) เพื่อจัดการทรัพยากรและบุคลากรในการพัฒนา BCP ต่อมา คือ การทำการวิเคราะห์ความเสี่ยง (Risk Analysis) ผ่านการประเมินข้อมูลที่เกี่ยวข้องและการคาดการณ์ความเป็นไปได้ที่เหตุการณ์จะเกิดขึ้น รวมถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากเหตุการณ์เหล่านั้น

ต่อไป คือ การวิเคราะห์ผลกระทบต่อธุรกิจ (Business Impact Analysis - BIA) เพื่อให้สามารถระบุฟังก์ชันธุรกิจที่สำคัญที่สุดและทำให้ประเมินได้ว่าเหตุการณ์ใดมีความสำคัญที่จะต้องจัดการให้เร็วที่สุด นอกจากนี้ การพัฒนาแผนการกู้คืน (Recovery Strategy) จะเป็นการวางแนวทางที่ชัดเจนในการทำงานในระยะยาวหากเกิดเหตุการณ์ที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจจริง เช่น การจัดทำแผนช่วยฟื้นฟู ความพร้อมในการใช้เทคโนโลยีและบุคลากรที่จำเป็น

การตรวจสอบและฝึกทดสอบ (Testing and Exercises) BCP เป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม ต้องมีการฝึกซ้อมและปรับปรุงแผนการให้เข้ากับสถานการณ์จริงที่อาจเกิดขึ้น เพื่อให้สามารถตอบสนองได้อย่างมั่นใจในสถานการณ์ที่ทำให้ธุรกิจต้องหยุดชะงัก

ด้วยเหตุนี้ การมี BCP ที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งจำเป็นที่องค์กรทุกแห่งไม่ควรมองข้าม เพราะนอกจากจะทำให้การดำเนินงานเป็นไปได้อย่างไม่มีสะดุดแล้ว ยังช่วยสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในองค์กรนั่นเอง


การจัดทำเอกสาร BCP ที่ดี ควรมีกระบวนการยังไง?

การจัดทำเอกสาร BCP ควรเป็นกระบวนการที่ละเอียดและชัดเจน ทำให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง เอกสารนี้ควรรวมรายละเอียดเกี่ยวกับขั้นตอนต่าง ๆ ที่กำหนดไว้ในแผน รวมถึงแผนการสื่อสารกับพนักงานและลูกค้า เช่น การแจ้งเตือนในกรณีที่เกิดเหตุการณ์หรือการให้ข้อมูลเกี่ยวกับสถานะการดำเนินงานขององค์กร

เอกสาร BCP ควรมีการทบทวนและอัปเดตเป็นประจำ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลยังคงถูกต้องและทันสมัย ตัวอย่างเช่น องค์กรควรกำหนดตารางการฝึกซ้อมการใช้แผน และให้บุคลากรได้มีส่วนร่วมในการประเมินและปรับปรุงแผนเพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนเข้าใจถึงบทบาทและหน้าที่ของตนในขณะที่ทำการฟื้นฟูหลังจากเกิดเหตุการณ์

การสร้างแผน BCP เป็นขั้นตอนที่ไม่สามารถมองข้ามได้ในบริบทของการธุรกิจ การใช้แนวทางที่ชัดเจนและเป็นระบบจะช่วยให้องค์กรสามารถฟื้นฟูจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดและรักษาความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ


BCP คือกระบวนการสำคัญเพื่อสร้างประสิทธิภาพในองค์กร

เมื่อพิจารณาถึงความสำคัญของ bcp คือ การสร้างแผนการดำเนินงานที่สามารถรับมือกับเหตุการณ์ไม่คาดคิดอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่องค์กรไม่ควรมองข้าม การมี BCP ที่ชัดเจนช่วยลดความเสี่ยงและเสริมสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทั้งลูกค้า คู่ค้า และพนักงานภายในองค์กร การวิเคราะห์ความเสี่ยง การพัฒนาแผนการตอบสนอง และการฝึกอบรมพนักงาน ล้วนเป็นปัจจัยที่ทำให้ธุรกิจสามารถกลับมาดำเนินกิจกรรมได้ในเวลาอันรวดเร็ว

BCP ถือเป็นแนวทางที่องค์กรต้องลงมือปฏิบัติจริงในการเสริมสร้างความมั่นคงและยั่งยืนของการดำเนินงาน ทั้งนี้เพื่อให้ธุรกิจไม่หยุดชะงักและสามารถตอบสนองต่อสถานการณ์ที่ท้าทายต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ