BCMS คืออะไร? รู้จักระบบบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจอย่างลึกซึ้ง

[สมหมาย รอคอย]

BCMS คือและทำไมถึงสำคัญในการบริหารธุรกิจ?

หลายคนคงทราบดีว่า BCMS คือ ระบบบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Management System) ที่ช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนและเตรียมความพร้อมสำหรับการจัดการต่อเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น ภัยธรรมชาติ หรือความไม่ปกติทางธุรกิจ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อความสามารถในการดำเนินงานขององค์กร การมี BCMS ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยลดความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจ และสามารถฟื้นฟูการดำเนินงานได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่เทคโนโลยีและการแข่งขันเพิ่มสูงขึ้น การมีชุดแนวทางที่ชัดเจนจะช่วยให้องค์กรสามารถรักษาความเชื่อมั่นจากลูกค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้


รู้จัก BCMS คืออะไร?
BCMS คือ ระบบที่ออกแบบมาเพื่อช่วยในการบริหารความต่อเนื่องของธุรกิจในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่ปกติ โดยมาตรฐานที่เกี่ยวข้องคือ ISO 22301 ซึ่งเป็นมาตรฐานสากลที่กำหนดกระบวนการในการจัดการความต่อเนื่อง ทั้งนี้ BCMS ประกอบด้วยหลายองค์ประกอบ เช่น การวิเคราะห์ผลกระทบ ความเสี่ยง การวางแผนการฟื้นฟู และการฝึกซ้อม เพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรสามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่องแม้ในช่วงเวลาที่ยากลำบาก


กลไกการทำงานของ BCMS
BCMS ทำงานโดยการวิเคราะห์และประเมินความเสี่ยงต่าง ๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์กร การวางแผนและพัฒนานโยบายการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ โดยจะต้องมีการจัดทำแผนการฟื้นฟูที่ชัดเจน และดำเนินการฝึกซ้อมตามแผน นอกจากนี้ องค์กรต้องมีการตรวจสอบและปรับปรุง BCMS ให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของบริบทธุรกิจอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้มั่นใจว่าการตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจะมีประสิทธิภาพสูงสุด


ข้อดีของการใช้ BCMS
การนำ BCMS มาใช้ในองค์กรจะมีข้อดีหลายประการ ได้แก่

• ลดความเสี่ยง: การวิเคราะห์และเตรียมความพร้อมจะช่วยลดความเสี่ยงจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด

• ปรับปรุงความเชื่อมั่น: ลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะมีความเชื่อมั่นมากขึ้นเมื่อเห็นว่าองค์กรมีการเตรียมความพร้อม

• ฟื้นฟูกิจการอย่างรวดเร็ว: หากเกิดเหตุการณ์ที่จะกระทบต่อธุรกิจ การมีแผนที่ชัดเจนจะช่วยให้องค์กรสามารถฟื้นฟูการดำเนินงานได้อย่างรวดเร็ว

• ความเป็นระเบียบและสอดคล้อง: การมี BCMS จะช่วยให้งบประมาณและทรัพยากรในองค์กรเป็นไปอย่างมีระเบียบและสอดคล้อง

การเตรียมความพร้อมในการนำ BCMS ไปใช้
การนำ BCMS ไปใช้ในองค์กรไม่ใช่เพียงการวางแผน แต่ต้องมีการปฏิบัติจริงและฝึกฝน โดยเริ่มจากการสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO 22301 และการฝึกอบรมพนักงานในทุกระดับเพื่อให้มีความรู้ความสามารถในการดำเนินงานตามแผน BCMS และควรมีการดำเนินการทดสอบ BCMS เป็นระยะเพื่อระบุจุดอ่อนหรือข้อบกพร่องที่ต้องปรับปรุง

การใช้ BCMS จึงเป็นเครื่องมือที่สำคัญสำหรับการบริหารงานขององค์กรในยุคปัจจุบัน ที่ต้องเผชิญกับความไม่แน่นอนต่าง ๆ ในโลกธุรกิจ


ขั้นตอนหลักในการพัฒนาระบบ BCMS

การพัฒนาระบบ BCMS (Business Continuity Management System) เป็นกระบวนการสำคัญในการรักษาความต่อเนื่องของธุรกิจในกรณีเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิด เช่น การหยุดทำงานของระบบไฟฟ้า หรือการเกิดภัยพิบัติ ในการพัฒนาระบบ BCMS มีขั้นตอนหลักที่ต้องดำเนินการตั้งแต่การวางแผนจนถึงการดำเนินการ โดยหลัก ๆ จะมีขั้นตอนดังนี้:

การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ
การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (Business Impact Analysis - BIA) เป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการประเมินความสำคัญของกิจกรรมและทรัพย์สินต่าง ๆ ที่ควรรักษาไว้เพื่อรักษาความสามารถในการให้บริการขององค์กร การวิเคราะห์นี้จะช่วยให้ทราบว่า หากมีเหตุการณ์ที่จะส่งผลกระทบต่อกิจกรรมขององค์กร ผลที่เกิดขึ้นจะมีขนาดใหญ่เท่าไหร่ เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับการตอบสนองให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

การประเมินความเสี่ยง
ขั้นตอนถัดไปคือการประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment) ซึ่งจะช่วยในการระบุภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นและผลกระทบที่มีต่อองค์กร การประเมินความเสี่ยงนี้จะช่วยให้สามารถจัดอันดับความเสี่ยงต่าง ๆ ที่องค์กรต้องเผชิญ และวางแผนการจัดการความเสี่ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดทำแผนความต่อเนื่อง
การจัดทำแผนความต่อเนื่อง (Business Continuity Plan - BCP) เป็นอีกขั้นตอนที่สำคัญ ซึ่งทำให้เราสามารถเตรียมตัวสำหรับเหตุการณ์ที่อาจส่งผลกระทบต่อองค์กรได้ โดยแผนนี้จะมีแนวทางที่ชัดเจนในการดำเนินการเพื่อรักษาความต่อเนื่องของการทำงาน รวมถึงวิธีการตอบสนองสถานการณ์ฉุกเฉิน จุดสำคัญคือการสร้างความเข้าใจและการฝึกฝนให้กับพนักงาน เพื่อให้ทุกคนสามารถปฏิบัติตามแผนได้อย่างเหมาะสม


แนวทางการจัดการและประเมินผล BCMS
ในปัจจุบัน การจัดการ BCMS (Business Continuity Management System) เป็นสิ่งที่สำคัญมากสำหรับองค์กรที่ต้องการคงความต่อเนื่องและประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจ ในการที่จะทำให้ระบบ BCMS มีคุณภาพและมีประสิทธิภาพสูงสุดนั้น องค์กรควรมีแนวทางการจัดการที่ชัดเจนและการประเมินผลอย่างสม่ำเสมอ สิ่งนี้รวมถึงมาตรฐาน ISO 22301 ซึ่งเป็นแนวทางการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ช่วยให้องค์กรเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด

การประเมินผล BCMS จะช่วยให้เสนอแนวทางและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กรและสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป แน่นอนว่าการลงทุนในทรัพยากรที่เหมาะสมจะช่วยให้ BCMS ขององค์กรมีความยั่งยืนและมีคุณภาพ ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้องค์กรเติบโตได้ในระยะยาว

การติดตามและประเมินผล
การติดตามและประเมินผล BCMS เป็นกระบวนการที่ไม่สามารถละเลยได้ เพื่อให้แน่ใจว่าระบบ BCMS ทำงานได้เป็นไปตามความคาดหวังและมาตรฐานที่กำหนด องค์กรควรกำหนด KPI (Key Performance Indicators) ที่ชัดเจนเพื่อวัดผลสัมฤทธิ์ของ BCMS

การประเมินผลสามารถทำได้โดยการจัดทำรายงานอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งควรประกอบไปด้วยข้อมูลทางสถิติที่แสดงถึงประสิทธิภาพของระบบ เช่น จำนวนการทดสอบแผนการกู้คืนข้อมูล เวลาในการฟื้นฟูระบบ และการตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น โดยการวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านี้ จะช่วยให้สามารถระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงและพัฒนาขึ้นได้

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเป็นกระบวนการที่สำคัญในการพัฒนา BCMS ให้มีประสิทธิภาพและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อม ข้อมูลจากการติดตามและประเมินผลจะเป็นช่องทางในการระบุถึงสิ่งที่ต้องปรับปรุง

การจัดประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับประสิทธิภาพและการปรับปรุงระบบ BCMS จะช่วยสร้างความร่วมมือและความถูกต้องของข้อมูลที่ใช้ในการปรับปรุง ซึ่งเป็นการดำเนินการที่กระตุ้นให้ทุกคนในองค์กรตระหนักถึงความสำคัญของ BCMS และเห็นความจำเป็นในการเข้ามามีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบให้ดียิ่งขึ้น

การลงทุนในทรัพยากรสำหรับ BCMS
เพื่อให้ BCMS สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรต้องลงทุนในทรัพยากรที่เหมาะสม นี่อาจรวมถึงการฝึกอบรมพนักงาน การลงทุนในเทคโนโลยีที่ช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการกู้คืนข้อมูล หรือการจัดหาสถานที่ที่สามารถใช้เป็นศูนย์ฟื้นฟูในกรณีที่เกิดเหตุไม่คาดคิด

การจัดสรรงบประมาณเพื่อการขยายหรือยกระดับ BCMS เป็นสิ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง ทุกๆ การลงทุนที่ทำในระบบ BCMS จะทำให้องค์กรมีการเตรียมพร้อมในการเผชิญกับความท้าทายที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เป็นการสร้างความมั่นคงและความยั่งยืนให้กับองค์กรในระยะยาว


BCMS คือเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรพร้อมกับทุกเหตุการณ์
สรุปได้ว่า BCMS คือเครื่องมือสำคัญที่องค์กรไม่ควรมองข้ามในยุคที่ความไม่แน่นอนเป็นสิ่งที่เลี่ยงไม่ได้ ระบบบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCMS) ช่วยให้องค์กรเตรียมพร้อมรับมือกับเหตุการณ์ไม่คาดคิด ไม่ว่าจะเป็นภัยธรรมชาติหรือความไม่ปกติทางธุรกิจ ซึ่ง BCMS ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยลดความเสี่ยงและส่งเสริมให้การดำเนินงานของธุรกิจฟื้นฟูได้อย่างรวดเร็ว

การบูรณาการ BCMS ตามมาตรฐาน ISO 22301 ยังเสริมให้กระบวนการบริหารงานมีความชัดเจนและลดความซับซ้อน ทำให้องค์กรสามารถปรับตัวได้ง่ายยิ่งขึ้น ด้วยเหตุนี้ การมี BCMS จะช่วยให้องค์กรรักษาความไว้วางใจจากลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ดีขึ้น พร้อมทั้งเสริมสร้างความแข็งแกร่งในการแข่งขันทางธุรกิจ