หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร สำคัญอย่างไร ทำไมพนักงานต้องรู้

[พรสัก ส่องแสง]

หนังสือรับรองเงินเดือนคือ หลักฐานการทำงานและรายได้ ใบหนังสือรับรองเงินเดือนเปรียบเสมือนบัตรประชาชนทางการเงินของพนักงานซึ่งออกให้โดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัท เอกสารนี้มีหน้าที่ยืนยันสถานะการจ้างงาน ตำแหน่งงาน และเงินเดือนของพนักงาน บทความนี้จะมาแนะนำเกี่ยวกับความสำคัญและประโยชน์ของหนังรับรองเงินเดือนในด้านต่าง ๆ มาดูกัน
ความสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือนมีอะไรบ้าง

หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารสำคัญที่ออกโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัท เพื่อยืนยันข้อมูลเกี่ยวกับการจ้างงานและรายได้ของพนักงาน การขอหนังสือรับรองเงินเดือนsalary certificate จากฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัทแต่ละแห่งอาจมีวิธีเขียนใบรับรองเงินเดือน และแบบฟอร์มขอใบรับรองเงินเดือน รวมถึงมีขั้นตอนการยื่นคำขอที่แตกต่างกันไปซึ่งฝ่ายทรัพยากรบุคคลของแต่ละบริษัทจะมีแบบฟอร์มใบรับรองเงินเดือนword หนังสือรับรองเงินเดือนภาษาอังกฤษword และรูปแบบหนังสือรับรองเงินเดือนของบริษัทอยู่แล้ว เพียงแต่อาจออกให้ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น หนังสือรับรองเงินเดือนdoc หนังสือรับรองเงินเดือนออนไลน์ หรือใบรับรองเงินเดือนpdf ซึ่งหนังสือรับรองเงินเดือนบริษัทมีบทบาทสำคัญในหลายแง่มุม ดังนี้

• ใบรับรองเงินเดือนบริษัทเป็นหลักฐานสำคัญที่ใช้เป็นหลักฐานประกอบการพิจารณาขอสินเชื่อของธนาคาร และสถาบันการเงินต่า ๆ เพื่อไปใช้ในการพิจารณาวงเงินสินเชื่อบ้าน สินเชื่อรถ การขอมีบัตรเครดิต ซึ่งธนาคารหรือสถาบันทางการเงินจะต้องใช้ข้อมูลเงินเดือนเพื่อประเมินความสามารถในการผ่อนชำระหนี้ของผู้กู้
• หนังสือรับเงินเดือนเป็นหลักฐานประกอบการสมัครงานเพื่อตรวจสอบข้อมูลเงินเดือนและประวัติการทำงานของผู้สมัคร
• ใบรับรองเงินเดือนบริษัทเพื่อพิจารณาขอเช่าอสังหาริมทรัพย์ซึ่งเจ้าของบ้านหรือคอนโดมิเนียมอาจขอหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อพิจารณาว่าผู้เช่ามีรายได้เพียงพอต่อการจ่ายค่าเช่า
• หนังสือรับรองเงินเดือนอาจใช้ประกอบการทำธุรกรรมอื่น ๆ เช่น การขอเช่าซื้อรถยนต์ การสมัครสมาชิกคลับ และอื่น ๆ
• แบบใบรับรองเงินเดือนสามารถใช้ยืนยันสถานะการทำงานกับบริษัทได้ กรณีต้องการใช้ในการติดต่อธุรกิจ หรืออื่น ๆ

ใบรับรองเงินเดือนตัวอย่างการใช้งานที่สำคัญมีกรณีตัวอย่างดังต่อไปนี้

• ธนาคารแห่งหนึ่งให้ดูตัวอย่างแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนdoc เพื่อให้ผู้ประสงค์ยื่นขอสินเชื่อบ้านไปติดต่อขอรับรองเงินเดือนจากฝ่ายบุคคลของบริษัทที่ตนเองทำงาน
• ผู้สมัครงานกับบริษัทเอกชนต่างชาติแห่งหนึ่งได้แนบใบรับรองเงินเดือนภาษาอังกฤษเพื่อเสนอการพิจารณาสมัครงานไปพร้อมกับใบสมัครงานภาษาอังกฤษ
• ผู้เช่าแนบหนังสือรับรองการทํางานบริษัทเอกชนกับสัญญาเช่า
• สมาชิกคลับฟิตเนสใช้หนังสือรับรองเงินเดือนสมัครสมาชิก

ในบางบริษัทหรือองค์กรอาจให้ผู้ยื่นคำขอได้ตรวจสอบตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือนจากแบบฟอร์มใบรับรองเงินเดือนword ของบริษัทก่อนที่จะออกเอกสารใบรับรองเงินเดือนฉบับจริงให้ เนื่องจากหนังสือรับรองเงินเดือนเหล่านี้ เป็นเอกสารสำคัญที่ใช้ประกอบการทำธุรกรรมทางการเงินต่าง ๆ จึงควรเก็บรักษาไว้เป็นความลับและตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องก่อนนำไปใช้งาน
ประโยชน์ของหนังสือรับรองเงินเดือน
 

จะเห็นว่า หนังสือใบรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารสำคัญเกี่ยวกับการรับรองเงินเดือน ที่จะระบุข้อมูลสำคัญด้านต่าง ๆ เช่น ข้อมูลพนักงาน ประกอบด้วย ชื่อ - นามสกุล ตำแหน่งงาน แผนก รหัสพนักงาน วันเริ่มทำงาน วันออกจากงาน เงินเดือน เงินเพิ่มอื่น ๆ ค่าตอบแทนอื่น ๆ และรายได้รับสุทธิ และด้านข้อมูลของบริษัท ประกอบด้วย ชื่อบริษัท ที่อยู่บริษัท เบอร์โทรศัพท์ และตราสัญลักษณ์ของบริษัท เป็นต้น  ดังนั้นจึงต้องเก็บรักษาไว้เป็นความลับ แต่ด้วยรูปแบบใบรับรองเงินเดือนสามารถนำไปติดต่อธุระสำคัญต่าง ๆ ได้ในหลายเรื่องมีดังนี้

• หนังสือรองรับเงินเดือนใช้ประกอบการพิจารณาขอสินเชื่อ เช่น  โดยธนาคารจะใช้ข้อมูลเงินเดือนเพื่อประเมินความสามารถในการผ่อนชำระหนี้ของผู้กู้ ช่วยเพิ่มโอกาสในการได้รับอนุมัติสินเชื่อ ช่วยให้ได้รับวงเงินสินเชื่อที่สูงขึ้น ช่วยให้ได้รับอัตราดอกเบี้ยที่ต่ำลง
• แบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนใช้สมัครงาน โดยเฉพาะหากสมัครงานกับบริษัทเอกชนมักจะพิจารณาหนังสือรับรองเงินเดือนบริษัทเอกชน เพื่อนำไปประกอบการพิจารณาการจ้างและให้เงินเดือนแรกเข้า และช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับผู้สมัคร ช่วยให้บริษัทพิจารณาคุณสมบัติของผู้สมัครได้แม่นยำ จากฟอร์มใบรับรองเงินเดือนซึ่งทำให้เพิ่มโอกาสในการได้รับเลือกเข้าทำงาน
• แบบฟอร์มรับรองเงินเดือนใช้ยื่นประกอบการพิจารณาการเช่าอสังหาริมทรัพย์ ช่วยสร้างความมั่นใจให้กับเจ้าของบ้านหรือคอนโดมิเนียมว่าผู้เช่ามีรายได้เพียงพอต่อการจ่ายค่าเช่า เพิ่มโอกาสในการได้รับอนุมัติเช่า
• แบบหนังสือรับรองเงินเดือนสามารถยื่นทำธุรกรรมทางการเงินอื่น ๆ ใช้ประกอบการขอเช่าซื้อรถยนต์ ใช้สมัครสมาชิกคลับ ใช้ยืนยันสถานะการทำงาน
ยืนยันสถานะการทำงาน ใช้ยืนยันสถานะการทำงานกับบริษัทได้ ใช้ในการติดต่อธุรกิจ หนังสือรับรองเงินเดือนภาษาอังกฤษใช้ในการขอวีซ่า
หนังสือรับรองเงินเดือนและอายุการใช้งาน

การออกหนังสือรับรองเงินเดือนแต่ละบริษัทจะกำหนดอายุการใช้งานไว้ด้วยซึ่งอายุการใช้งานของหนังสือรับรองเงินเดือนจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการใช้งาน ประเภทของการให้รับรองเงินเดือนด้วย โดยมีรายละเอียดดังนี้

• หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อนำไปใช้กับหน่วยงานราชการ หรือใช้สำหรับติดต่อหน่วยงานราชการต่าง ๆ โดยทั่วไปมีตัวอย่างใบรับรองเงินเดือน กำหนดอายุการใช้งานไม่เกิน 90 วัน นับตั้งแต่วันที่ออกหนังสือ
• หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อใช้ในการติดต่อกับทางธนาคารหรือสถาบันการเงินต่าง ๆ มีอายุการใช้งานไม่เกิน 30 วัน นับตั้งแต่วันที่ออกหนังสือ
• หนังสือรับรองเงินเดือนภาษาอังกฤษเพื่อใช้ยื่นขอวีซ่าไปต่างประเทศ ส่วนใหญ่มีอายุการใช้งานไม่เกิน 30 วัน นับตั้งแต่วันที่ออกหนังสือ
• หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อใช้สมัครงาน ไม่ว่าจะหนังสือใบรับรองเงินเดือนภาษาไทย หรือใบรับรองเงินเดือนภาษาอังกฤษ โดยทั่วไปไม่มีการกำหนดอายุการใช้งาน แต่แนะนำให้ใช้หนังสือที่ออกไม่เกิน 6 เดือน
• หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อใช้เช่าอสังหาริมทรัพย์ โดยทั่วไปไม่มีการกำหนดอายุการใช้งาน แต่แนะนำจากตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือนwordที่พบบ่อย ให้รับรองอายุไม่เกิน 3 เดือน

นอกจากบริษัทที่เป็นผู้ออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้พนักงานเป็นผู้กำหนดอายุการใช้งานแล้ว อายุการใช้งานของการรับรองเงินเดือนจะขึ้นอยู่กับนโยบายของหน่วยงานที่ขอหนังสือด้วยเช่นกัน ดังนั้นจึงควรตรวจสอบ รูปแบบใบรับรองเงินเดือนจากตัวอย่างเอกสารรับรองเงินเดือนกับหน่วยงานที่ต้องการใช้หนังสือรับรองเงินเดือนก่อน เพื่อความแน่ใจ เช่น ธนาคาร A อาจกำหนดตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือนออกรถ ไม่เกิน 45 วัน หรือ บริษัท B อาจกำหนดให้ยื่นใบรับรองเงินเดือนภาษาอังกฤษแต่ไม่กำหนดอายุการใช้งานของหนังสือรับรองเงินเดือน เป็นต้น
สรุปประโยชน์และความสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือน

หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล ประกอบด้วย อัตราเงินเดือน ตำแหน่งงาน เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่ของบริษัทที่ออกโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัท เพื่อยืนยันข้อมูลเกี่ยวกับการจ้างงานและรายได้ของพนักงาน เอกสารนี้มีประโยชน์หลายประการ เช่น ใช้ประกอบการขอสินเชื่อ สมัครงาน เช่าอสังหาริมทรัพย์ ทำธุรกรรมทางการเงินอื่น ๆ และมีอายุการใช้งานตามข้อกำหนดและนโยบายของแต่ละบริษัท หรือตามแต่วัตถุประสงค์ของการออกหนังสือแต่ละครั้ง ดังนั้น จึงควรเก็บรักษาหนังสือรับรองเงินเดือนpdf ไว้เป็นความลับไม่ให้ตกอยู่ในมือมิจฉาชีพเป็นอันขาด