สังคมปัจจุบันเป็นยุคที่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลบนโลกดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ แม้กระทั่งในโลกธุรกิจที่มีการทำธุรกรรม และเนื่องด้วยในช่วงโควิดที่ผ่านมาที่ทำให้หลายคนต้องปรับตัวกับการ Work from home หรือการทำงานแบบที่ไม่ได้เจอหน้ากันตัวต่อตัวมากขึ้น จนได้มีนวัตกรรม หรือ เทคโนโลยีหลายตัวที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อตอบสนองความสะดวกสบายในด้านนี้มากขึ้น ซึ่งหนึ่งในนวัตกรรมที่น่าสนใจ และมีความเป็นไปได้ที่จะได้ก้าวมาเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับองค์กร หรือ บริษัทน้อยใหญ่ในอนาคต ก็คือระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ซึ่งหลายคนอาจจะยังไม่รู้ว่าต้องใช้ยังไง และมีความจำเป็นแค่ไหน วันนี้เราจะพามารู้จักระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ พร้อมสอนวิธีว่าใช้ยังไงกัน
(https://i.imgur.com/ZbJBL57.jpg)
ข้อดีของระบบเซ็นเอกสารออนไลน์
ก่อนจะไปรู้ว่าระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ใช้ยังไง เรามาดูข้อดีกันก่อน ดังนี้
- ทำได้ทุกที่ ทุกเวลา เพราะเป็นการทำงานบนระบบออนไลน์เป็นหลัก และยังรองรับการทำงานบนอุปกรณ์ที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นโน้ตบุ้ค แท็บเล็ต สมาร์ทโฟน จึงสามารถเข้าถึงการทำงานได้ตลอดเวลาโดยไม่จำเป็นว่าต้องอยู่ที่ออฟฟิศ
- รักษาสิ่งแวดล้อม ยกระดับงานเอกสารให้เป็นสังคมไร้กระดาษ หรือ Paperless เนื่องจากการทำงานในระบบเดิม ๆ จะต้องใช้กระดาษมากมายกว่าจะพิมพ์ออกมาใช้ได้ ทำให้มีเรื่องของต้นทุนที่เข้ามาเกี่ยวข้อง รวมถึงอาจเกิดปัญหาการเสื่อมสลาย การสูญหาย และเรื่องความปลอดภัยในการเข้าถึง รวมถึงปัญหาเมื่ออยากนำกลับมาเช็คใหม่ ก็ต้องค้นหาพร้อมกระดาษที่มีข้อมูลจำนวนมาก แต่การทำงานในระบบเซ็นเอกสารออนไลน์จะถูกจัดเก็บบน Cloud Technology ซึ่งสามารถช่วยลดปัญหากระดาษที่จะเกิดขึ้นทั้งหมด
- ลดระยะเวลาในการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพให้มากขึ้น เนื่องจากระบบเซ็นเอกสารออนไลน์สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว ทั้งการส่งหรือตอบกลับงาน การยื่นขออนุมัติ โดยไม่ต้องรอเห็นหน้า หรือ ยื่นเอกสารให้กันค่อยทำได้ จึงช่วยลดเวลาในการทำงานลงไปได้อย่างมาก ที่สำคัญคือสามารถตรวจสอบติดตามได้ตลอดเวลา ช่วยลดความผิดพลาดที่อาจจะเกิดกับงานได้
ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ใช้ยังไง (https://wolftcb.com/wolf-approve-work-form-home/)?
สำหรับคำถามที่ว่าระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ใช้ยังไง จริง ๆ แล้วไม่ใช่เรื่องยากอะไร เพราะในปัจจุบันนี้มีแอปพลิเคชัน และโปรแกรมที่จัดทำเรื่องนี้โดยเฉพาะอยู่จำนวนมาก แต่โดยพื้นฐานจะเริ่มทำงานโดยไฟล์ตั้งต้นที่ต้องการให้เกิดการเซ็นเอกสารออนไลน์ ซึ่งต้องทำการอัปโหลดลงไปในเว็บไซต์ หรือ แอปพลิเคชันนั้น ๆ จากนั้นจึงสามารถทำการเซ็น หรือ ใส่ข้อความต่าง ๆ ลงไปในไฟล์ข้อมูลได้ เช่น การเซ็นสำเนาถูกต้อง หรือ เซ็นรับรอง โดยทางเจ้าของไฟล์สามารถกำหนดขอบเขต โดยอาจจะกำหนดพื้นที่ที่ต้องการให้มีการเซ็นกลับมาได้ เพื่อลดความเข้าใจผิด ทำให้การใช้งานระบบเซ็นเอกสารออนไลน์เป็นไปอย่างราบรื่น ลดการเกิดคำถามว่าต้องใช้ยังไง เพราะสามารถทำความเข้าใจได้ด้วยตัวเองจากพื้นที่ หรือ ขอบเขตที่กำหนดให้เซ็น