ThaiFranchiseCenter Webboard

เทคโนโลยีสารสนเทศ | IT => ซอฟต์แวร์ | Software => ข้อความที่เริ่มโดย: คอตแอคติค ที่ พฤษภาคม 06, 2022, 07:51:50 AM

หัวข้อ: ระบบการจัดการเอกสารยอดเยี่ยมแห่งปี 2022
เริ่มหัวข้อโดย: คอตแอคติค ที่ พฤษภาคม 06, 2022, 07:51:50 AM
(https://www.img.in.th/images/8eb9243c305087e93dfaeb1b6506c3ab.png)

ระบบการจัดการเอกสาร หรือ Document Management System: DMS เป็นส่วนสำคัญของธุรกิจในยุคดิจิทัล เพราะหลายองค์กรหันมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ e-Document (http://e-Document=https://www.dittothailand.com/dittonews/e-document/) หรือไฟล์ดิจิทัลต่าง ๆ แทนการใช้เอกสารกระดาษที่ทำให้บุคลากรต้องวุ่นวายกับการจัดเก็บกองเอกสารเข้าตู้หรือแฟ้มเอกสาร ทำให้เสียทั้งงบประมาณและเวลามากเกินจำเป็น เพราะฉะนั้นการใช้ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารจึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ทุกองค์กรต้องใช้จัดระเบียบและดูแลความปลอดภัยงานเอกสารภายในองค์กร วันนี้เรามี 4 ระบบการจัดการเอกสารยอดเยี่ยมแห่งปี 2022 มาแนะนำ จะน่าสนใจแค่ไหนไปดูกันเลย

1. Rubex
ระบบจัดการเอกสารต้นทุนต่ำเป็นเครื่องมือจัดการ Solution บน Cloud ช่วยให้การทำงานจากระยะไกลสามารถใช้งานระบบได้ครบทุกฟังก์ชันไม่ว่าผู้ใช้งานจะเข้าสู่ระบบจากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ตามที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ นอกจากนี้ยังใช้บริการผ่านแอปพลิเคชันบนมือถือเพื่อจัดเก็บและดาวน์โหลดไฟล์ดิจิทัลหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ e-Document ได้ตลอดเวลา
 
2. Microsoft SharePoint
เป็นผู้นำทั้งในด้านระบบการจัดการเอกสารและการทำงานร่วมกันทั้งองค์กรให้สามารถเชื่อมต่อกันได้ในระบบเดียว เปรียบเสมือนศูนย์กลางการจัดเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ (Database) เหมาะสำหรับการทำงานเป็นทีม ซึ่งสามารถบริหารจัดการไฟล์และโฟลเดอร์เอกสารได้ โดยไม่ต้องกังวลเรื่องความปลอดภัยเพราะสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ ทำให้ง่ายต่อการปรับแต่งวิธีการจัดระเบียบเอกสารให้ตรงกับโครงสร้างกระบวนการทำงานขององค์กร

3. M-Files
ขึ้นชื่อว่าเป็นระบบการจัดการเอกสารที่มีรูปแบบการใช้งานง่าย สามารถให้บริการได้หลากหลายอุตสาหกรรม เช่น บริษัทรับทำบัญชี ผู้ให้คำปรึกษาทางธุรกิจ บริษัทรับก่อสร้าง งานวิศวกรรมและอีกมากมาย จุดเด่นของ M-Files คือ การสแกนเอกสารแปลงข้อมูลตัวอักษรจากแผ่นกระดาษให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัล เรียกว่า Optical Character Recognition: OCR โดยสามารถนำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้าสู่ Workflow ในระบบได้โดยอัตโนมัติ เป็นฟังก์ชันสำหรับออกแบบกระบวนการทำงานขององค์กร ซึ่งจะช่วยในการจัดเก็บและดึงข้อมูลออกมาใช้ง่ายขึ้น ช่วยให้บุคลากรไม่ต้องเสียเวลาแยกประเภทเอกสารและอ่านข้อมูลด้วยตนเอง

4. VIENNA Advantage
VIENNA Advantage เป็นระบบการจัดการเอกสารแบบใช้งานฟรีที่ใช้ได้ทั้งในการติดต่อประสานและจัดระเบียบเอกสาร สามารถเลือกระบบการทำงานอัตโนมัติในฟังก์ชัน Workflow ได้เช่นกัน เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในกระบวนการทำงาน โดยกำหนดรหัสก่อนเข้าถึงเอกสารสำคัญได้ทำให้สามารถออกแบบและปรับโฟลว์ได้ตลอดตามโครงสร้างในแต่ละช่วงขององค์กร เหมาะสำหรับองค์กรที่เปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานบ่อยหรือต้องขึ้นโครงการใหม่ ๆ อยู่เสมอโดยมีขั้นตอนการทำงานแตกต่างกันออกไป

จากทั้ง 4 ระบบการจัดการเอกสารจะเห็นได้ว่ามีจุดเด่นที่ต่างกันเพียงเล็กน้อย เพราะฉะนั้นการเลือกใช้งานขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรว่ามีฟังก์ชันใดบ้างที่จำเป็น แต่ถ้าหากต้องการทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้านระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ e-document ทาง Ditto มีบริการระบบ Document Management System: DMS ที่สามารถดูแลทั้งงานเอกสารและกระบวนการทำงานสำหรับทุกขนาดองค์กรพร้อมให้ข้อมูลและคำปรึกษาอย่างใกล้ชิด