แบบฟอร์มใบวางบิล invoice สำคัญอย่างไร และมีข้อมูลใดบ้างที่คุณต้องรู้

[DigitalK]

หากพูดถึง “ใบวางบิล”    หรือ “ใบแจ้งหนี้” เชื่อว่าใครหลายคนคงคุ้นหูคุ้นตากันเป็นอย่างดี โดยเฉพาะเหล่าบรรดาฟรีแลนซ์และเจ้าของธุรกิจทั้งหลายที่คงเคยได้รับเอกสารนี้กันทุกคน เพราะในช่วงทุกๆ สิ้นเดือนทางบริษัทผู้ให้บริการจะส่งเอกสารเพื่อเรียกเก็บค่าบริการที่เราติดค้างไว้ อาทิ ค่าจ้าง ค่าบริการที่มีทั้งค่าโทรศัพท์ ค่าอินเทอร์เน็ต และอื่นๆ เป็นต้น รวมไปถึงฟรีแลนซ์ที่ทำงานให้กับองค์กรต่างๆ ก็คงต้องผ่านตากันมาบ้างแล้ว แต่เมื่อคุณต้องเป็นผู้ออกเอกสารเอง คุณเคยสงสัยบ้างหรือไม่ว่าเอกสารนี้มีความสำคัญอย่างไร สำหรับวันนี้เราเลยอยากมาบอกต่อถึงข้อมูลสำคัญของแบบฟอร์มใบวางบิล Invoice ว่าควรมีอะไร และมันมีความสำคัญอย่างไรบ้าง หากพร้อมแล้วก็ตามเราไปดูกันได้เลย 
 

แบบฟอร์มใบวางบิล Invoice มีสำคัญอย่างไรบ้าง?

   แบบฟอร์มใบวางบิล Invoce เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการ, SMEs และฟรีแลนซ์ออกเพื่อให้ลูกค้าหรือคู่ค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระในค่าบริการหรือค่าใช้จ่ายต่างๆ ซึ่งหากพูดง่ายๆ มันก็คือเอกสารสำหรับการชำระเงินนั่นเอง โดยทางบริษัทหรือองค์กรต่างๆ จะมีวันสำหรับการวางบิลที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งเราสามารถสอบถามวันจากฝ่ายบัญชีได้โดยตรง

ข้อมูลสำคัญในแบบฟอร์มใบวางบิล Invoice ควรมีอะไรบ้าง?
   โดยส่วนใหญ่แล้วแบบฟอร์มใบวางบิล Invoice ของแต่ละองค์กรจะมีรูปแบบและหน้าตาที่แตกต่างกันออกไป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการออกแบบและข้อมูลรายละเอียดต่างๆ ที่ต้องการใส่เพิ่มลงไป แต่ในการทำ ข้อมูลสำคัญที่ควรมีอยู่ในเอกสารต้องประกอบไปด้วย 2 ส่วนนี้ด้วยกัน นั่นก็คือ

ข้อมูลของผู้ออกใบแจ้งหนี้ - ที่ต้องประกอบไปด้วย วันที่ออกเอกสาร, เลขที่ใบแจ้งหนี้ หรือใบวางบิล, ชื่อ, ที่อยู่บริษัท, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี พร้อมทั้งเบอร์โทรศัพท์ของบริษัท และลายเซ็นของผู้วางบิล
ข้อมูลของลูกค้า - ในส่วนของข้อมูลของลูกค้าต้องประกอบไปด้วยข้อมูลสำคัญต่างๆ อาทิ ชื่อ, ที่อยู่บริษัท, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี, รายละเอียดของสินค้า และบริการ พร้อมสรุปยอดรวมของค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระทั้งหมด รวมไปถึงวันที่กำหนดชำระเงิน
ซึ่งข้อมูลสำคัญข้างต้นนับเป็นส่วนที่ขาดไม่ได้เป็นอันเด็ดขาด เพื่อให้แบบฟอร์มใบวางบิล Invoice ครบองค์ประกอบ และสามารถนำไปเบิกจ่ายได้ ทั้งนี้ก่อนที่จะทำการวางบิลให้ทางลูกค้าหรือคู่ค้าก็อย่าลืมสอบถามรายละเอียดเกี่ยวกับระยะเวลาการวางบิลและวันรับเช็คให้ชัดเจน เพื่อจะได้สามารถจัดเตรียมเอกสารและสรุปยอดค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้อย่างถูกต้อง
   เราหวังว่าข้อมูลข้างต้นจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่ต้องจัดเตรียมเอกสารเอง โดยเฉพาะฟรีแลนซ์และเหล่าบรรดาเจ้าของธุรกิจหน้าใหม่ทั้งหลาย