8 กฎทองเลือก "จอ" อย่างไรให้เหมาะกับห้องประชุมสัมมนา!

[สุวรรณา]

หากพูดถึงการประชุม หรือการสัมมนานั้น ห้องประชุม ไม่ว่าจะเป็นห้องประชุมขององค์กร หรือห้องประชุมให้เช่าตามโรงแรม คือหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่ทำให้การประชุมสัมมนา ดำเนินไปได้ เพราะเป็นสถานที่ที่ก่อกำเนิดไอเดีย ความร่วมมือ และการวางแผนต่าง ๆ ขององค์กร หน่วยงานราชการ หรือบริษัทต่าง ๆ แต่กระนั้น จากการสำรวจในหมู่มวลคนทำงานนั้น ร้อยละ 42 พบว่า ห้องประชุม คือสถานที่ที่ก่อให้เกิด “ความร่วมมือ” อย่างแท้จริง แต่ในขณะเดียวกัน อีกจำนวนถึง 58% บอกว่า การประชุมจะดีกว่านี้ ถ้าทุกคนมีส่วนร่วมในการแสดงออกความเห็น

และวันนี้ เราก็ขอนำเอาเคล็ดลับที่สำคัญด้านหนึ่งในการสร้างการมีส่วนร่วม และความร่วมมือในระหว่างการประชุมมาฝากกันครับ นั่นก็คือ เคล็ดลับการเลือกสรร “จอ” หรือ “จอแสดงผล” ให้เหมาะกับห้องประชุม เพราะจอแสดงผลนี่แหละครับ ที่เป็นส่วนสำคัญที่ทำให้ผู้นำเสนอเอง สามารถเสนอแผน ผลงาน และข้อมูลได้อย่างชัดเจน และผู้เข้าร่วมก็สามารถเข้าถึงข้อมูลการนำเสนอนั้น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด และทำให้เกิด “ความร่วมมือ” ที่แท้จริง เรามาดูกันเลยครับว่า เคล็ดลับที่ว่านั้น จะมีอะไรบ้าง



1. คิดถึงจำนวนคนที่จะเข้าร่วมประชุมในห้องนั้น ๆ
ตามปกติเป็นอย่างแรกครับ และคุณจะสามารถเลือกขนาดจอที่เหมาะสมกับห้องประชุมได้ โดยหน้าจอทีวีที่เหมาะกับห้องประชุม จะมีตั้งแต่ 60 นิ้ว ไปจนถึง 80 นิ้ว ขนาดทีวี หรือจอแสดงผลต้องสมดุลกับขนาดของห้อง และในขณะเดียวกัน คนที่นั่งอยู่ด้านหลังสุดก็ยังสามารถมองเห็นจอได้อย่างชัดเจนครับ

2. ความยากง่ายของเทคโนโลยีหน้าจอที่ใช้
คืออีกข้อที่สำคัญในการพิจารณาเลือกจอ หากการใช้งานยากเกินไป ซับซ้อนเกินไป ก็จะเป็นอุปสรรคในการใช้งาน และทำให้ผู้เข้าร่วมประชุม หรือสัมมนา เลือกที่จะไม่ใช้หน้าจอ และทำให้การประชุมไม่เกิดประสิทธิผลเท่าที่ควรจะเป็นครับ เพราะฉะนั้น พยายามเลือกหน้าจอที่ใช้งานง่ายเป็นหลัก หรือถ้าหากการใช้งานมีหลายขั้นตอน ก็ต้องมีคู่มืออธิบายอย่างชัดเจน เพื่อให้ทุกคนทำตามได้ง่ายที่สุดนั่นเองครับ

3. ชนิดหน้าจอ และธรรมชาติของแสงในห้องประชุม หรือห้องสัมมนา
คืออีกสิ่งหนึ่งที่ต้องพิจารณาครับ หากห้องประชุมของคุณมีหน้าต่างที่มีแสงธรรมชาติเข้ามามาก หรือห้องประชุมมีแสงน้อย อาจจะต้องเลือกจอแสดงผลที่สามารถปรับแสงและสีของหน้าจอได้ตามลักษณะของแสงในห้องประชุมนะครับ ซึ่งต้องแจ้งต่อพนักงานขายหน้าจอให้ดีว่าลักษณะตามปกติของห้องประชุมของคุณเป็นอย่างไร มิฉะนั้น หากคุณเลือกชนิดของจอไม่เหมาะสม และเกิดแสงสะท้อนมากเกินไป หากแสงภายนอกเข้ามา ก็อาจทำให้ผู้ที่เข้าประชุมไม่ได้รับประโยชน์เท่าที่ควรนั่นเองครับ

4. Video Conference
อีกข้อที่ต้องพิจารณาเวลาเลือกจอก็คือ คุณมีความจำเป็นที่จะต้องทำการ Video Conference หรือการประชุมผ่านวิดีโอทางไกลหรือไม่ เพราะถ้ามีความจำเป็น นอกจากจอ กล้องหน้า และไมโครโฟนที่ต้องดีแล้ว อินเทอร์เน็ตของห้องประชุมก็ต้องเร็วพอที่จะรองรับอีกด้วย จากการสำรวจพบว่า กว่าร้อยละ 18 ของผู้ที่เข้าประชุมผ่านวิดีโอทางไกลนั้น ไม่สามารถรับข่าวสารการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะได้ยินเสียงไม่ชัด อันมาจากลำโพง กอปรกับสัญญาณอินเทอร์เน็ตที่ไม่รองรับเพียงพอนั่นเอง

5. หน้าจอแบบ “Interactive”
ถ้าคุณคิดว่า “ความร่วมมือ” และการร่วมกันทำกิจกรรม คือหัวใจที่สำคัญที่สุดในการประชุมของคุณ การเลือกหน้าจอแบบ “Interactive” ที่สามารถสัมผัสหน้าจอได้ ขีดเขียนได้ ต่ออินเทอร์เน็ตได้ และต่อเข้าเครื่องปรินท์เพื่อสั่งพิมพ์สิ่งที่คุณขีดเขียนลงบนหน้าจอได้นั้น คืออีกชนิดหน้าจอที่คุณควรพิจารณาครับ

6. ระบบปฏิบัติการ
หากองค์กรของคุณจำเป็นต้องเลือกจอแบบ Interactive ที่มีคุณสมบัติตามข้อ 5 นั้น สิ่งที่ต้องตระหนักอีกประการคือเรื่องของระบบปฏิบัติการครับ คุณควรเลือกหน้าจอที่รองรับระบบปฏิบัติการที่องค์กรของคุณใช้อยู่เป็นประจำ จึงจะทำให้การใช้งาน สามารถทำได้อย่างราบรื่น ไม่มีสะดุด และทำให้ห้องประชุม และห้องสัมมนาของคุณใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นครับ

7. การเชื่อมต่อ
ไม่ว่าหน้าจอที่คุณเลือกจะเป็นแบบ Interactive ที่สามารถสัมผัสหน้าจอได้ หรือไม่นั้น อีกอย่างที่คุณควรตระหนักก็คือการเชื่อมต่อครับ ไม่ว่าจะเป็นการเชื่อมต่อทาง USB หรือ HDMI ที่ต้องดูว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ และผู้ร่วมทำงานสะดวกกับแบบไหนมากที่สุด หรือถ้าจะทันสมัยมากหน่อย แต่ถือว่าน่าพิจารณามากๆ ก็คือหน้าจอที่รองรับการเชื่อมต่อแบบไร้สาย ซึ่งสามารถใช้ร่วมกับคอมพิวเตอร์และแล็ปท็อปได้อย่างหลากหลายมากขึ้นในปัจจุบัน แถมไม่ต้องมากังวลเรื่องสายว่าจะใช้ USB หรือ HDMI อีกด้วยครับ

8. การบริการหลังการขาย
ไม่ว่าคุณจะเลือกหน้าจอขนาดเท่าไร เทคโนโลยีแบบไหน สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือการบริการหลังการขายครับ เพราะหากเกิดปัญหาอะไรขึ้น และมันอยู่นอกเหนือความสามารถของทีมงานของบริษัทคุณ แต่ในขณะเดียวกัน วันรุ่งขึ้นต้องมีการประชุมต่อไป การบริการที่มาช่วยได้ทันที หรือเร็วที่สุดภายในหนึ่งวัน ก็เป็นสิ่งที่คุณควรพิจารณาเป็นอย่างยิ่งในการเลือกสรรจอสำหรับห้องประชุม หรือห้องสัมมนาของคุณครับ


เป็นอย่างไรกันบ้างครับ สำหรับเคล็ดลับดี ๆ ในการเลือก “จอ” ให้เหมาะกับห้องประชุม หรือห้องสัมมนาของคุณ แต่ถ้าคุณคิดว่าการสร้างห้องประชุมที่ทันสมัย อาจเป็นเรื่องที่ต้องลงทุนมากสำหรับหน่วยงานของคุณ จะลองหาเป็นห้องประชุมทันสมัยใจกลางเมืองให้เช่า พร้อมการดูแลอย่างมืออาชีพและเป็นมิตร ก็ลองแวะเวียนเข้ามาสอบถามที่ โรงแรมคราวน์ พลาซ่า กรุงเทพฯ ลุมพินี พาร์ค สิครับ แล้วคุณจะไม่ผิดหวังในการเลือกห้องประชุมที่พอดีในทุก ๆ โจทย์ความต้องการ พร้อมผู้ช่วยจัดงานที่จะทำให้คุณเบาใจได้อย่างแน่นอน