ก้าวไปสู่องค์กร Digitization ต้องทำอย่างไร

[คอตแอคติค]

ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาเกิดการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีมากมายทำให้ทุก ๆ คนรวมไปถึงองค์กรธุรกิจหรือบริษัทต่าง ๆ ต้องปรับตัวเพื่อให้เท่าทันเทคโนโลยีหรือที่เรียกกันว่า Digital Transformation การเปลี่ยนแปลงวิธีการทำธุรกิจเชิงกลยุทธ์ด้วยการ ลงทุนใน Digital Technology ซึ่งหลายองค์กรก็ได้เริ่มปรับตัวกันแล้ว โดยการเริ่มต้นอย่างง่ายที่สุดคือการปรับองค์กรให้ป็นองค์กร Digitization เพราะถือเป็นขั้นตอนเริ่มต้นในการเปลี่ยนแปลงองค์กรไปสู่การเปลี่ยนแปลงองค์กรแบบ Digital Transformation มาดูกันว่าเราสามารถก้าวไปสู่องค์กร Digitization ได้อย่างไร

ตั้งจุดประสงค์ให้ชัดเจน
การจะก้าวไปเป็นองค์กร Digital Transformation ในการเริ่มแรกที่ดีคือการพาองค์กรก้าวไปสู่องค์กร Digitization โดยการนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาประยุกต์ใช้ในการทำงานปรับปรุงประสิทธิภาพงานที่ทำโดยเริ่มต้นจากจุดเล็ก ๆ โดยการตั้งจุดประสงค์หลักง่าย ๆ เช่นการลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อน, การเพิ่มความคล่องตัวขององค์กร และการเพิ่มประสบการณ์การใช้บริการของลูกค้า เป็นต้นโดยอาจจะเริ่มจากการนำสิ่งที่เป็น Analog เปลี่ยนแปลงเป็นระบบ Digital ทั้งหมด เพื่อให้บรรลุจุดประสงค์ที่ตั้งไว้และขยับขยายต่อไป เช่น การเปลี่ยนการจัดเก็บข้อมูลหรือเอกสารจากการดาษไปสู่การเก็บข้อมูลเอกสารดิจิทัล การเปลี่ยนภาพถ่ายให้เป็นไฟล์ภาพ, การเปลี่ยนจากเอกสารให้เป็นไฟล์ Docs/PDF/exe หรือการเปลี่ยนหนังสือให้เป็น E-book เป็นต้นนำเทคโนโลยีมาปรับปรุงการทำงาน

การนำเทคโนโลยีที่จะนำมาประยุกต์ใช้
ในปัจจุบันมีเทคโนโลยีมากมายให้เลือกใช้ที่จะมาเพิ่มประสิทธิภาพให้กับธุรกิจ แต่ก็ไม่ใช้ทุกเทคโนโลยีที่จะเหมาะสมกับธุรกิจและจุดประสงค์ของคุณ ดังนั้นธุรกิจจึงจำเป็นจะต้องศึกษาและทำความรู้จักเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่จะนำมาใช้ เพื่อทำให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด เช่น ซอฟแวร์และระบบต่าง ๆ ที่เหมาะสมกับโครงสร้างของธุรกิจของคุณทั้งนี้เมื่อเปลี่ยนวิธีการทำงานเข้าสู่ระบบ Digital อย่างเต็มตัว ธุรกิจก็ต้องคำนึงถึงความปลอดภัยของระบบและข้อมูลด้วยเช่นกัน เช่นหากต้องการลดกระดาษในองค์กร เพิ่มประสิทธิภาพของการจัดเก็บเอกสารให้ง่ายและสะดวก โดยต้องการจำกัดการเข้าถึงเอกสาร ระบบ E-Document สามารถช่วยคุณได้โดยการนำใช้เทคโนโลยีเข้ามาจัดการการเก็บเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล โดยการเข้าถึงหรือใช้งานนั้นง่ายมากเพียงคุณมีอินเทอร์เน็ตก็สามารถเรียกใช้งานเอกสารได้ รวมไปถึงสามารถจำกัดการเข้าถึงของพนักงานในการเข้าถึงเอกสารได้ ว่าเอกสารไหนเป็นเอกสารสำคัญขององค์กรเป็นเอกสารลับเข้าได้เฉพาะผู้บริหาร และสามารถตรวจสอบการเข้าถึงเอกสารย้อนหลัง เพียงเท่านี้ก็สามารถพาองค์กรก้าวไปสู่องค์กร Digitization อีกก้าวหนึ่งขของการเป็นองค์กร Digital Transformation

รับฟังความเห็นของพนักงานและปรับให้เป็นวัฒนธรรมองค์กร
การรับฟังความคิดเห็นของคนในองค์กรเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อที่จะได้นำสิ่งใดที่ยังคงเป็นปัญหาไปปรับปรุงแก้ไข และสิ่งใดที่แล้วพัฒนาให้ดียิ่งขึ้นเพราะเขาเหล่านี้คือผู้ใช้ระบบการอำนวยความสะดวกให้แก่พนักงานจะทำให้เขาพร้อมที่จะรับพังและพัฒนาและก้าวไปพร้อม ๆ กัน ให้องค์กรสามารถปรับองค์กรให้เป้นองค์กร Digital Transformation ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพและ สามารถสร้างให้สิ่งเหล่านี้หล่อหลอมกันเป็นวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่งต่อไป