เคล็ดไม่ลับ “4 วิธีเก็บเอกสาร” ให้หาง่าย หยิบใช้คล่อง

[ณัฐวัชร แก้วสม]

เพื่อนๆชาวออฟฟิต เคยเจอปัญหา เอกสารที่เก็บไว้ส่วนใหญ่ จะเก็บไม่เป็นระเบียบ ไม่เป็นหมวดหมู่ เวลาจะดึงมาใช้ทีต้องใช้เวลาหา น้าน นานๆ เบื่อจะหา วันนี้ เรามีวิธีเก็บเอกสารง่ายเป็นระเบียบ แถมหยิบจับ หามาใช้ได้ง่ายด้วย ตามมาดูกัน

1. คัดแยกจัดกลุ่มเอกสาร
แยกเอกสารออกเป็นกลุ่ม เอาที่เป็นกลุ่มเดียวกันรวมในแฟ้มหรือ ซองเอกสารพลาสติก หรือถ้าเอกสารเยอะมากๆ ให้จองชั้นใดชั้นหนึ่งของตู้เอกสาร และควรแยกเอกสารที่ไม่ได้ใช้ ออกจากเอกสารที่ใช้ประจำด้วยยิ่งดี

2.ทำป้ายระบุเอกสารแต่ละประเภทเอกสาร
ควรติดป้ายเพื่อบอกประเภทเอกสารแต่ละชนิด จะทำให้คนที่มาใช้ต่อ หรือ คนอื่น สามารถหาเอกสารได้ง่ายโดยที่ไม่ต้องให้คนอื่นช่วยหา

3.ทำสมุดตารางยืมคืนเอกสาร
การใช้เอกสารกันหลายๆคน เพื่อนคงเคยเจอว่าวางเอกสารไม่ตรงจุดที่ยืมมา หรือวางมั่วนั้นเอง เพราะไม่มีคนดูแล ดังนั้น ก่อนยืม หรือ คืนทุกครั้งต้องมีการลงบันทึกจัดเก็บเอกสารให้ตรงจุดยิ่งดี

4.ต้องกำหนดวันทำลายเอกสารหรือย้ายเอกสารทุกๆปี
เอกสารนั้นถ้าไว้นานก็จะมากขึ้น ทำให้เอกสารล้นที่เก็บ สิ่งสำคัญคือ ต้องกำหนดวันทำลายเอกสารหรือย้ายเอกสารทุกๆปี ไปไว้ที่จัดเก็บเอกสารที่ไม่ได้ใช้ เพื่อทำให้ลดเวลาการหาเอกสารให้น้อยลงและสะดวกหยิบใช้

4 วิธีเก็บเอกสาร ง่ายๆใครๆก็ทำได้ เพื่อนๆ ลองนำไปใช้ดูได้นะครับ ใช้แล้วหาง่าย หยิบใช้คล่อง จริงๆครับ
ขอบคุณบทความจากบริษัท M.T. SUPPLY บริษัทผลิต  กล่องใส กล่อง PVC ซองเอกสารพลาสติก