ในยุคปัจจุบันบริษัท/องค์กรต่างๆ ต้องปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ที่ Digital เข้ามามีบทบาทในส่วนต่างๆมากยิ่งขึ้น เช่นการจัดเก็บเอกสารจากที่เคยใช้กระดาษเก็บเข้าแฟ้ม และเก็บเข้าห้องเอกสารอีกทีหนึ่ง แต่การจัดเก็บเอกสารด้วยวิธีแบบนี้จำเป็นจะต้องมีพื้นที่ในการจัดเก็บ ยิ่งถ้าเป็นองค์กร/บริษัทขนาดใหญ่ที่มีเอกสารจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นเอกสารฝ่ายบัญชี เอกสารฝ่ายจัดซื้อ และเอกสารจากแผนกอื่นๆ ทำให้บริษัทเสียพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ยิ่งขึ้นไปอีก หรือถ้าไม่มีพื้นที่มากพออาจจะต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเช่าโกดังเพื่อจัดเก็บเอกสารเหล่านี้โดยเฉพาะ รวมไปถึงเรื่องการค้นหาเอกสารจะเสียเวลาการทำงาน ถ้าการจัดการเอกสารในองค์กร/บริษัทนั้นๆไม่เป็นระบบมากพอ ยังไม่นับเรื่องการสูญหายของเอกสารด้วย ดังนั้นหลายๆที่จึงจำเป็นต้องมองหาระบบในการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ รวมถึงลดค่าใช้จ่ายต่างๆของบริษัท
(https://www.dittothailand.com/wp-content/uploads/2020/09/หลักการใช้งานระบบการจัดการเอกสาร-DMS.jpg)
ทำความความใจระบบ DMS คืออะไรกันแน่?
DMS ย่อมาจาก Document Management System (https://www.dittothailand.com/dms-document-management-system/) เป็นระบบจัดการเอกสารในรูปแบบไฟล์ Digital สามารถค้นหา เรียกดูไฟล์เอกสารได้อย่างรวดเร็ว ถ้าให้พูดแบบเข้าใจง่าย จะคล้ายกับ Save ไฟล์เอกสารในคอมพิวเตอร์ แต่ระบบ DMS จะมีแหล่งจัดเก็บไฟล์ที่ Scale ใหญ่กว่าคอมพิวเตอร์หลายเท่าตัว เพราะระบบ DMS นี้จะต้องจัดเก็บเอกสารของคนทั้งองค์กร ซึ่งจำนวนไฟล์จะมีมากมายมหาศาลขนาดที่คอมพิวเตอร์ไม่สามารถเก็บไฟล์ได้หมดอย่างแน่นอน
ทำไมองค์กร/บริษัทขนาดใหญ่ถึงจำเป็นต้องใช้ระบบ DMS ?
1. Paperless ลดการใช้กระดาษในองค์กร
แน่นอนว่าถ้าองค์กรมีระบบ DMS เข้ามาช่วยจัดการ จากที่เคยใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ จะหันมาใช้เอกสารที่เป็นไฟล์ Digital มากขึ้น ซึ่งจะช่วยในเรื่องของ Paperless และค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ได้
2. ลดกระบวนการทำงานของพนักงานในองค์กร
นอกจากเรื่องจัดเก็บเอกสารเป็นไฟล์ Digital แล้ว ระบบ DMS ยังช่วยในเรื่องของการลดกระบวนการทำงานบ่างอย่างของพนักงานในองค์กรให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ลองนึกถึงภาพองค์กรขนาดที่การอนุมัติเอกสารสักฉบับหนึ่งจะต้องผ่านการเห็นชอบจากบุคคลหลายฝ่าย เอกสารจึงต้องผ่านหลายมือ หลายแผนกจนกว่าจะถึงผู้เห็นชอบคนสุดท้าย ซึ่งแน่นอนว่าหลายๆที่จะต้องเจอปัญหาเอกสารมาถึงฝ่ายล่าช้า หรือบางทีเอกสารหายไปเลยก็มี แต่ด้วย Features ของระบบ DMS มีสิ่งที่เรียกว่า Digital Workflow ทำให้สามารถกำหนดทางเดินของไฟล์เอกสารในระบบได้ว่า ถ้าผ่านการเห็นชอบจะฝ่ายนี้แล้ว เอกสารจะส่งปถึงแผนกไหนต่อ โดยที่สามารถ Track ได้ว่าใครทำอะไรกับเอกสารบ้าง ซึ่งทำให้องค์กรที่ดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
3. รักษาความปลอดภัยข้อมูลองค์กร
เนื่องจากระบบ DMS มีการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ จัดเก็บเอกสารแยกเป็นแผนกๆ และยังสามารถตั้งค่าได้ว่า แต่ละบุคคลมีสิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์ขององค์กรได้ลึกขนาดไหน ยกตัวอย่างเช่น ผู้บริหาร กับหัวหน้าแผนกบัญชี แน่นอนว่าผู้บริหารต้องมีสิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์เอกสารของบริษัทได้ทุกฉบับรวมถึงเอกสารในฝ่ายบัญชี จะต่างจากหัวหน้าแผนกบัญชีที่สามารถเข้าถึงไฟล์เอกสารฝ่ายบัญชีได้ แต่ไม่สามารถเข้าถึงไฟล์สำหรับฝ่ายบริหารได้ ทั้งนี้สิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์เอกสารในอาจแตกต่างกันในแต่ละองค์กร ซึ่งสามารถกำหนดได้ตั้งแต่ตอนเริ่มติดตั้งระบบ DMS ได้ตั้งแต่แรก
ถ้าอ่านมาถึงตรงนี้น่าจะเห็นภาพกันมากขึ้นว่าระบบ DMS คืออะไร และจำเป็นต่อองค์กรขนาดไหน นอกจากนี้ระบบ DMS ยังมีความสามารถอื่นๆที่ช่วยแก้ปัญหาเรื่องการจัดการเอกสารในองค์กรให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น ซึ่งอาจจะต้องติดต่อผู้ให้บริการระบบโดยตรงอย่างเช่น Ditto DMS ผู้ให้บริการติดตั้งระบบบริหารจัดการเอกสาร พร้อมทีมผู้เชียวชาญของ Ditto DMS (https://www.dittothailand.com/ditto-product-service/document-management-system/) ในการให้คำปรึกษา ออกแบบกระบวนนการทำงานโดยนำ Technology เข้ามาช่วย เพื่อหาทางแก้ไขปัญหาเรื่องเอกสารในแต่ละองค์กรได้อย่างตรงจุดมากที่สุด